We współczesnej przestrzeni ekonomicznej, gdzie wprost proporcjonalnie do słabnącego zaangażowania pracowników rosną ich oczekiwania, rozwój komunikacji wewnętrznej odgrywa coraz większą rolę. Przemyślana, dobrze zaplanowana i efektywnie wdrożona strategia komunikacji motywuje i buduje lojalność. Wpływa na zapał do działania oraz pozycję pracowników w firmie. Jest kluczem do stworzenia silnej kultury pracy. Każda forma wzmacniania organizacji od wewnątrz, stanowi o jej przewadze konkurencyjnej na zewnątrz.

Zatem największym wyzwaniem dzisiejszego biznesu nie jest już jedynie wzrost i sprzedaż, paradoksalnie nie jest też konkurencja. Najważniejsza jest komunikacja. Współczesne organizacje, wielkie korporacje i mniejsze firmy, tworzą setki stron zapisanych drobnym drukiem dokumentów. Od raportów przez instrukcje do streszczeń i opisów podejmowanych działań. O codziennej korespondencji mailowej nie wspominając. Przygotowanie takiej ilości treści jest nie tylko czaso- i pracochłonne, ale przede wszystkim mało opłacalne, bo słabo przyswajalne przez pracowników. Czy istnieje zatem lepsza forma przekazywania informacji w firmie o firmie? Tak, oto kilka przykładów oraz kilka powodów, dla których powinniśmy z niej korzystać. Jest też jeden czynnik, który spaja je wszystkie — zaangażowanie.

Zaangażowanie pracownika w pracę nie zależy tak bardzo od treści, które czyta, ale od sposobu i formy, w której je otrzymuje. Chodzi mniej więcej o to, w jaki sposób i za pomocą jakiego medium są one przekazywane. Wiadomo, że oglądanie materiałów przygotowanych w formie wideo jest przyjemniejsze niż wczytywanie się w setki stron nużącego raportu. Dzięki głęboko zakorzenionym w mózgu mechanizmom przetwarzania informacji jesteśmy biologicznie zaprogramowani, by kierować większą uwagę w stronę dynamicznych obrazów. Z punktu widzenia ewolucji zawsze bardziej nam się opłacało kierować wzrok i pozostałe zmysły ku pędzącym lwom, aniżeli statycznym hieroglifom na ścianach jaskini. Dzisiaj wystarczy osiem sekund – dokładnie osiem – żeby mózg człowieka zdecydował, czy treść, którą widzi, wzbudza jego zainteresowanie. A nawet jeżeli już zdecyduje się zgłębić jej szczegóły, to według badań SAVO Group szanse, że po siedmiu dniach będzie pamiętał więcej niż 10% przyswojonej z tekstu wiedzy, są znikome. Z kolei po obejrzeniu wideo przedstawiającego ten sam zakres tematyczny, w tym samym stopniu szczegółowości, w głowie zostanie mu aż 68% zaprezentowanych informacji. Warto zatem inwestować w wideo w komunikacji wewnętrznej. Szybko i sprawnie zaprezentujemy najważniejsze informacje, najlepsze praktyki, podzielimy się pomysłami, spostrzeżeniami. Wideo pomoże zaangażować pracowników do aktywnego odbioru przekazu i dzięki temu to, co chcemy przekazać, zostanie w ich pamięci na dłużej… niż tydzień.

Personalizacja

Nikt nie lubi czytać długich sprawozdań o wynikach firmy przygotowanych przez dział finansowy. Niewielu lubi czytać cokolwiek, co przedstawi dział finansowy, jednak nawet ci nie odpuszczą obejrzenia ciekawego spersonalizowanego wideo, w którym te same informacje przekazuje prezes firmy, szef departamentu, bezpośredni przełożony.

Wpisy na blogach firmowych, maile i broszury mogą być pisane przez osoby z zewnątrz. Wideo daje jasny i bezpośredni komunikat, którym podkreśla wartość i znaczenie relacji między kadrą zarządzającą a pracownikami. Wywołuje przy tym wiele emocji. W czasie rzeczywistym przekazuje poza treścią zamknięty w obrazie język ciała, w tym wyraz twarzy, ton głosu, ogólną postawę nadawcy, czyli sygnały nieobecne w innych formach komunikacji. Dzięki odrobinie bezpośredniego kontaktu, wywołującego poczucie wspólnoty i przynależności, pracownicy częściej reagują pozytywnie na tak zaprezentowane wiadomości.

Ponad 70% pracowników czuje większe zaangażowanie, kiedy wartości i cele firmy oraz wyniki jej działalności są jasno i szczerze komunikowane. Kiedy pracownicy otrzymują wiadomość bezpośrednio od przełożonego, zazwyczaj w tym samym czasie, większe są też szanse, że informację zrozumieją i jej nie przeinaczą. Wyższy poziom zaangażowania w realizację wspólnych zadań z kadrą zarządzającą podnosi z kolei poziom transparentności, otwartości i spójności celów firmy z kulturą pracy. W konsekwencji zwiększa się lojalność pracowników i ich morale. Cały ten wachlarz pozytywów może zagwarantować jedno profesjonalnie przygotowane wideo, dzięki któremu liderzy projektów, szefowie działów, członkowie zarządu, a nawet sami prezesi komunikują organizacji swoje zaangażowanie w pracę i życie organizacji. Dzięki temu każdy pracownik z osobna będzie mógł poczuć się tak, jakby komunikat został skierowany tylko do niego.

Motywacja do rozwoju

Jeżeli nie jesteś w stanie przekonać swojego zespołu, żeby zapoznał się z kolejnym memorandum lub broszurą szkoleniową, gdy widzisz, że pracownicy są niepewni i sceptycznie nastawieni wobec nadchodzących zmian – przekaż im te wszystkie informacje za pomocą materiałów wideo.

Właściwie zrealizowany materiał filmowy połączy ważny komunikat z towarzyszącą mu historią i nada przekazowi odpowiedni kontekst emocjonalny. Wytłumaczy i pomoże zrozumieć. Wszyscy szybciej się uczymy, łatwiej przyswajamy informacje, jeżeli jesteśmy zaangażowani w temat, choćby emocjonalnie. Tak naprawdę, tylko wtedy zapamiętujemy więcej. Film stanowi zatem szczególnie istotne i niezwykle wydajne rozwiązanie w przypadku szkolenia nowych pracowników. Dobrze wyprodukowane wideo o tematyce orientacyjnej w przystępnej, czytelnej i przyjaznej formie opowie językiem pracowników, na czym polega praca w firmie, jakie wartości są ważne, kim jesteśmy i czego się od nas oczekuje. Taka forma wprowadzenia do kultury i miejsca pracy zaoszczędzi nam nie tylko pieniądze, a kandydatom nerwy, ale najważniejsze - zaoszczędzi nam wszystkim sporo czasu. Zrealizowane z rozmysłem i planem wideo onboardingowe może być wielokrotnie wykorzystywane zarówno w przypadku nowych, jak i obecnych pracowników. Jeżeli jesteś ciekawy, jak mogą wyglądać efekty takiej produkcji, to w poniższym materiale Marek Adamczyk z PMCONSULTING opowiada o tym, jakim objawieniem okazały się szkolenia pracowników w formie wideo.

Szczególną formą komunikacji wewnętrznej są spotkania online oferujące możliwość interaktywnej wymiany informacji między prowadzącym a uczestnikami spotkania. Taka forma przekazywania informacji pozwala centrali prowadzić żywy dialog z pracownikami firmy, tworząc atmosferę otwartości i transparentności. Bez możliwości realizacji spotkań o charakterze on-line pracownicy zmuszeni byliby zebrać się w jednej sali, co w przypadku pracowników rozsianych po całej Polsce, jest rozwiązaniem mało praktycznym. Ponadto udostępnienie nagrania ze spotkania on-line pozwala na nieograniczony dostęp do prezentowanych w nim wiadomości, a także sesji Q&A.

Warto  w tym miejscu dodać, że dzielenie się wiedzą między pracownikami stanowi jedną z najefektywniejszych form rozwoju organizacji. Tak stworzony kapitał może być elementem składowym przewagi konkurencyjnej firmy. Jest tylko jedna przeszkoda, która pojawia się przy wdrażaniu społecznościowego uczenia się (social learning), a mianowicie: przygotowanie materiału w formie i treści na poziomie eksperckim. Dlatego już na samym początku warto zainwestować w produkcję naprawdę wysokiej jakości materiału. A jeżeli sam nie potrafisz go przygotować, to zapytaj o to firmę, która specjalizuje się w takich produkcjach.

Jeżeli masz pytania, jak zaprojektować i wyprodukować wideo dla komunikacji wewnętrznej - napisz do Nas.

Zainteresowanie

Wiadomości kompilowane w formie opasłych instrukcji postępowania coraz rzadziej spełniają pokładane w nich nadzieje na skuteczną komunikację z zespołem. Zgodnie z wynikami badań przeprowadzonymi przez Forrester Research 75% pracowników jest bardziej skłonna zapoznać się z przesłanym wideo, niż zagłębiać się w niuanse pisanych maili, artykułów, newsletterów i tomów prawidłowego postępowania na wypadek awarii. Wideo robi większe wrażenie, na dłużej zatrzymuje uwagę i ułatwia przyswajanie informacji. Może być wykorzystane w rozmowie, w trakcie której chcemy przeprowadzić burzę mózgów, udostępnić ważne informacje lub wykonać prezentację. Czy zatem nastał już czas, żeby starego dobrego maila zamienić na wideo?

Efektywność

Wideo dostarcza różnorodnych informacji w relatywnie krótkim czasie. W przypadku filmów instruktażowych mówienie i jednoczesne pokazywanie, daje większe efekty i korzyści niż odpowiadanie na pytania w mailach i rozkładanie na czynniki pierwsze instrukcji obsługi. Wideo może pomóc we wprowadzeniu do pracy nowych pracowników, ogłaszaniu zmian czy dzieleniu się wiedzą. Może rozpowszechniać informacje między różnymi działami firmy, a nawet partnerami, czy siecią sprzedaży. Przykładem takich dobrych praktyk są wideo szkolenia z zakresu prawidłowego korzystania z oferowanych przez firmę COMARCH produktów.

Coraz więcej firm zamienia lub też uzupełnia tradycyjną komunikację z pracownikami o wideo – realizowane w formie live streamingu (spotkania online) lub VoD (dostęp na żądanie). Nowoczesne studia pomagają na każdym etapie tworzenia takiego materiału. Umożliwiają także transmisję spotkań na żywo, spełniając najwyższe standardy jakości obrazu i dźwięku. Wszystko oczywiście nagrane i odpowiednio przechowane będzie do dyspozycji zarówno pracowników stacjonarnych, jak i tych pracujących zdalnie.

Przyswajalność
Kiedy musimy zakomunikować zespołowi bardzo ważne zmiany, które dotyczą całej firmy, wiadomo, że treści zaprezentowane za pomocą wideo będą najlepiej przyswajalne i zapamiętane przez odbiorców. Wiadomości w formie wideo, przedstawiające skomplikowane informacje, zmniejszają poczucie niepewności i niejednoznaczności komunikatu. Duże znaczenie ma tu wspomniany wcześniej język ciała. Obraz ruchomy bardziej angażuje zmysły i uwagę odbiorcy, stymulując je co 2–6 sekund. Zagłębianie się w nudne maile i za długie raporty może nas jedynie zmęczyć i zniechęcić do realizacji powierzonych w nich zadań. Szerzej w tym temacie wypowiada się Grzegorz Radłowski, Menedżer ds. Inicjatyw i Projektów Szkoleniowych Avivy w serwisie Webcaster.pl

Żywe, dynamiczne wideo automatycznie zwiększa zaangażowanie, poczucie wspólnoty i utożsamiania się z celami firmy, a co najważniejsze – zatrzymuje zainteresowanie tematem. Nawet krótki materiał wideo może zawierać dużo różnego rodzaju informacji, które pracownik przyswaja w relatywnie krótkim czasie. Poza oczywistym usprawnieniem procesu codziennej komunikacji w firmie, wideo możemy wykorzystać także w zarządzaniu kryzysowym. Zwięzłym materiałem szybko i sprawnie zakomunikujemy kluczowe informacje. Tak przedstawiona wiadomość zwiększy poziom zrozumienia i zapamiętanie komunikatu. Nie wspominając już o tym, że od momentu wyprodukowania materiał może zostać wielokrotnie odtworzony przez pracowników firmy. Retencja informacji przedstawionych w wideo jest jedną z najważniejszych i najlepiej wykorzystywanych cech materiału filmowego. Wideo świetnie się sprawdzi w przekazywaniu informacji dotyczących kultury firmy, jej struktury czy bezpieczeństwa i higieny pracy. Dzięki temu wszyscy będziemy mogli szybciej i sprawniej przystosować się do zmian charakterystycznych dla współczesnego środowiska biznesowego. A to, jak reagujemy na zmiany, gwarantuje sukces w miejscu pracy.

Powszechność
Materiały wideo są niezwykle plastycznym formatem wykorzystywanym w komunikacji wewnętrznej. Treści w nich zawarte mogą być odtwarzane zarówno w wielkich salach konferencyjnych, jak też niewielkich pomieszczeniach. Dodatkowym atutem jest to, że mając do dyspozycji wideo przedstawiające treści szkoleniowe, z których możemy korzystać w każdej chwili, choćby na zasadzie stworzonej w tym celu Biblioteki Wiedzy, każdy o dowolnej porze bez względu na to, gdzie się znajduje i na jakim urządzeniu wyświetla materiał, ma dostęp do wiedzy. Dzięki temu pracownicy mogą przekazywać swoje umiejętności i spostrzeżenia, a także korzystać z wiedzy kolegów. W każdej chwili mogą również skonfrontować własne pomysły ze wskazówkami, radami i fachową wiedzą innych osób.

W dzisiejszych czasach, kiedy oddziały firmy mają swoje siedziby na każdym kontynencie, a systemy pracy są zróżnicowane, możemy zyskać nie tylko czas, ale i pieniądze dzięki stałemu dostępowi do materiałów wideo.

Treści, bogate w wideo wzbudzają zainteresowanie, gromadzą liczną publiczność. Są także częściej omawiane, udostępniane i komentowane.

Employer Branding
Dzięki zaangażowanym i zadowolonym pracownikom, którzy czują więź z organizacją, w której pracują, w naturalny sposób zwiększa się skala rozpoznawalności jej marki. Przyczynia się do tego zjawiska wiele czynników, zarówno artykuły, wiadomości prasowe, a nawet reklamy, ale nic nie generuje takiego ruchu w mediach jak wideo, które udostępniamy - 1200% razy częściej niż linki, grafiki i tekst razem wzięte. Warto zatem mieć świadomość, że możliwość dzielenia się wideo umacnia poczucie wspólnoty pracownika z pracodawcą. Udostępnione w tej formie informacje sygnalizują i dają otoczeniu oraz potencjalnym odbiorcom większe poczucie wiarygodności, generują dwukrotnie większe zaufanie, aniżeli te same treści publikowane przez kadrę zarządzającą. A gdy stworzony materiał zawiera informacje choćby w najmniejszym stopniu poufne, możemy ograniczyć lub zastrzec do niego dostęp, udostępniając jedynie treści przeznaczone do powszechnej wiadomości. Wszyscy na tym korzystamy.

Statystyka
Problematyczne bywa sprawdzenie, kto i ile uwagi poświęcił na papierowe materiały, wysyłane maile i biuletyny pracownicze, a kto je po prostu skasował. Zapewne jesteśmy w stanie ocenić, kto i co otworzył, ale ile czasu poświęcił na zapoznanie się z informacjami zawartymi w przedstawionych dokumentach, czy zrozumiał i zapamiętał to, czego się z nich dowiedział? Wideo daje możliwość zmierzenia tych wartości.

Decydując się na korzystanie z platformy wideo, która będzie skupiać wszystkie nasze produkcje, możemy ją w łatwy sposób wyposażyć w narzędzia analityczne, które potrafią na bieżąco mierzyć reakcje pracownicze na zamieszczone w sieci materiały. W łatwy i dokładny sposób uda się zmierzyć odzew pracowników na publikowane treści i w konsekwencji optymalnie nimi zarządzać. Będziesz wiedział, co dokładnie oglądali, czemu poświęcili więcej lub mniej uwagi, a co pominęli w ogóle. W każdej chwili masz dostęp do statystyk dotyczących zaangażowania odbiorców wideo. Takie podejście pozwala śledzić efekty komunikacji wewnętrznej, sprawdzić i ocenić bez większego wysiłku udział pracowników w przyswajaniu zaprezentowanych informacji bez dalszego zastanawiania się, czy komunikat dotarł i został przyjęty, a może wylądował w koszu? Dzięki wideo wiesz na pewno.

Zaangażowani w swoją pracę i rozwój firmy pracownicy zwiększają szanse organizacji na sukces, w tym pozyskiwanie nowych talentów, wzrost sprzedaży i poprawę relacji z klientami oraz otoczeniem, w którym funkcjonują. Do tego są gotowi pracować więcej i dłużej, zwiększając niekiedy poziom swojej produktywności o całe 25%. Rzadziej chorują i zgłaszają tym samym absencję w pracy, dłużej pracują w jednym miejscu i stanowią najlepsze źródło informacji o firmie. Dzięki temu mamy w swojej drużynie wykwalifikowanych pracowników, kandydatów na pracowników oraz wyższe wyniki sprzedaży. Jedne z badań Gallupa potwierdzają te doniesienia. Otóż, wyniki pracy zaangażowanych pracowników przewyższają efekty pracy pozostałych o 147%.

147%!

Warto inwestować w działania i narzędzia, które będą sukcesywnie umacniać więzi pracowników z organizacją, zwiększać ich poziom satysfakcji i ogólnego zadowolenia. Jednym z mediów, które może przyspieszyć ten proces jest na pewno praca z wideo. Amerykańska firma Ragan Communications przedstawiła wyniki badań przeprowadzonych wśród 713 specjalistów odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną w firmie. Na ich podstawie zidentyfikowała najważniejsze sfery funkcjonowania organizacji, które zmieniły się na korzyść dzięki zastosowaniu wideo. A mianowicie:

• usprawniła komunikację z pracownikami zdalnymi (76%),
• zwiększyła dopasowanie pracowników do realizowanych celów firmy (58%),
• poprawiła zaangażowanie pracowników w pracę i współpracę z kadrą zarządzającą (44%),
• zwiększyła udział pracowników w działaniach firmy (42%),
• zwiększyła retencję przekazywanych wiadomości (39%).

Ale przede wszystkim zapewniła stałą i aktualną komunikację w firmie, ułatwiła i usprawniła transparentność w codziennej pracy. Miała także duży wpływ na obniżenie kosztów podróży służbowych.

Debata TVIP: WIDEO W KORPORACJI. Sanofi, Medicover, Open Finance

Nie tylko pracownicy częściej i więcej informacji zapamiętują dzięki komunikatom wideo, ale też większość specjalistów od komunikacji wewnętrznej twierdzi, że wideo usprawnia i umacnia więzi między pracownikami a kierownictwem firmy. Materiał wideo, nawet najlepiej wyprodukowany, nigdy jednak nie zastąpi kontaktu osobistego, choć jest obecnie jego najlepszym substytutem.

W jakich projektach możemy więc wykorzystać wideo w komunikacji wewnętrznej? Odpowiedź jest prosta – we wszystkich.

Poznaj formaty wideo wykorzystywane w komunikacji wewnętrznej >> FORMATY WIDEO

Zarząd i dyrektorzy działów to osoby o największym wpływie na organizację. Ale komunikacja w organizacji to zadanie specjalistów od komunikacji wewnętrznej. Kadra zarządzająca podejmuje decyzje mające wpływ na wszystkich pracowników. Ale to od fachowców komunikacji zależy, co wiedzą pracownicy, jak to do nich dociera i czy to będzie dla nich interesujące. Wg raportu Building a High-Performance Culture, opracowanego przez CultureIQ, 83% badanych wskazało działania przywódcze zarządu, jako czynnik wpływający na kulturę organizacyjną. [1] Komunikacja w organizacji wpływa na wizerunek kadry zarządzającej. Natomiast kadra ma wpływ na lojalność pracowników i poziom zaangażowania w wykonywane obowiązki. Wybór odpowiednich formatów komunikacji staje się kluczowym zadaniem działów komunikacji wewnętrznej.

Zbuduj pomost

Z drugiej strony, to właśnie zarząd i managerowie najwyższego szczebla najlepiej rozumieją strategię, wizję i wartości firmy. To właśnie oni mogą ją skutecznie przekazywać i motywować pracowników. Magdalena Kuskowska, Ekspert ds. Komunikacji Korporacyjnej w ING Życie, mówi:

Przykładem takiego podejścia mogą być kwartalne spotkania wszystkich pracowników z prezesem zarządu, na których są omawiane wyniki firmy oraz najważniejsze zmiany w organizacji. Na takich spotkaniach pracownicy mogą zadawać pytania, a więc oni mogą zyskać poczucie, że ich zdanie się liczy (a przynajmniej jest wysłuchiwane), a zarząd może mieć bezpośredni dostęp do informacji zwrotnej. [2]

W dużych i geograficznie rozproszonych organizacjach, kontakt z zarządem jest dla przeciętnego pracownika praktycznie niemożliwy. Właśnie w takich przypadkach najczęściej kuleje komunikacja w organizacji. Koszt organizacji spotkania zarządu z kilkoma tysiącami pracowników jest ogromny, a technicznie niewykonalny. Alternatywą jest wykorzystanie technologii live streaming w formie transmisji online ze spotkania lub video chatu. Organizacja wirtualnego wydarzenia o takim samym charakterze, co osobiste spotkanie z prezesem, może zostać przeprowadzone w studiu zaprojektowanym z myślą o takich realizacjach. Wystąpienie wewnętrzne prezesa, czy też innych kluczowych osób dla organizacji, to zadanie łączące kilka aspektów: wizerunkowy, employer brandingowy, contentowy, bezpieczeństwa. Jeśli interesują Cię dobre praktyki i dedykowane rozwiązania w tym zakresie, dowiedz się więcej.

Z doświadczenia praktyka:
Od 2 lat organizujemy w studiu TVIP spotkania online, w których każdy pracownik Skanska może porozmawiać z prezesem i jego gośćmi. Rozmawiamy wówczas o najważniejszych dla firmy i pracowników sprawach. Dzięki tym spotkaniom każdy z nas może „wejść do wirtualnego gabinetu prezesa”, aby bezpośrednio zadać pytanie i otrzymać na nie odpowiedź lub posłuchać, o co pytają inni. Dbamy o to, aby przy komunikacji kierowanej do całej firmy wykorzystywać najnowocześniejsze technologie. Nagrania spotkań realizowane są w specjalnym studio z wykorzystaniem tła green screen, co pozwala na rozbudowywanie komunikacji o wzbogacające ją przekazy wizualne.

Małgorzata Dobosz, Szef Zespołu Komunikacji Skanska SA

Zbieraj informację zwrotną

Oczywiście, jednostronne „nadawanie” informacji jest dużo prostsze, ale nie pozwala ocenić efektywności przekazywanych komunikatów i poznać nastrojów wewnątrz organizacji. Niezbędne jest do tego stworzenie kultury otwartości i chęci pozyskiwania feedbacku. To wymaga dużo pracy i zaangażowania, zarówno przy wdrożeniu, jak i utrzymaniu trwałej zmiany.

Informuj na bieżąco

Kulturę organizacyjną opartą na zaufaniu jesteśmy w stanie osiągnąć, dzięki szczerości i szybkości działania. Aby nie dopuścić do sytuacji, w której pracownicy ważne informacje otrzymują z zewnętrznych źródeł lub w postaci plotek, musimy uzbroić zarząd w konkretne narzędzia. Nagranie krótkiego video newsa może temu zapobiec i dodatkowo wpłynąć pozytywnie na wizerunek zarządzających. Komunikacja w organizacji powinna opierać się na strategii, która określa nie tylko cele, ale przede wszystkim tonację, formaty, kanały oraz osoby (które należy przygotować do wystąpień - publicznych, przed kamerą). Dowiedz się więcej.

Przykład nagrania zrealizowanego przez świeżo upieczonego prezesa firmy Air Products.

Oczywiście można się przyczepić do niedoskonałości nagrania i delikatnie mówiąc, ascetycznego wymiaru oprawy graficznej, ale jest to jasny komunikat o otwartości na dialog i wyraz poczucia jedności z pracownikami. Niewątpliwie jest to świetny początek, który nastraja pozytywnie do tego, co przyniesie przyszłość. Nawiasem mówiąc, pan Ghasemi nadal jest prezesem firmy. Od momentu objęcia przez niego sterów firmy, jej wartość giełdowa wzrosła o 46%)

Rolą eksperta komunikacji wewnętrznej jest wyjście z inicjatywą i ukazanie korzyści płynących z udziału zarządu w komunikacji. Konkretne pomysły, wsparcie w przygotowaniu i ukazanie efektów działań (o tym, jak mierzyć efekty tutaj) to decydujące argumenty, które pomogą przekonać zarząd.

[1] Raport Building a High-Performance Culture: KEY LESSONS FROM TOP CULTURES, CultureIQ

[2] http://hrstandard.pl/2016/11/29/komunikacja-wewnetrzna-sekret/

[3] http://beedifferent.pl/blog/15-wskaz%C3%B3wek-jak-w%C5%82%C4%85czy%C4%87-zarz%C4%85d-w-komunikacj%C4%99-z-pracownikami

„Komunikacja wewnętrzna to proces budowania świadomości, postaw ludzi i wpływania na ich decyzje”. [1] Jest to jeden z elementów kształtujących kulturę organizacyjną, która bezpośrednio wpływa na samopoczucie pracowników, ich zaangażowanie i skalę rotacji. Także celem działu komunikacji wewnętrznej jest stworzenie kultury otwartego dialogu, gdzie pracownicy chcą słuchać i rozumieją intencje nadawców.

Osiągnięcie takiego stanu wymaga wiele pracy, między innymi badania skuteczności i efektywności poszczególnych narzędzi, aby rezygnować z nieodpowiednich i usprawniać te, które sprawdzają się w życiu firmy. Wybór komunikacji preferowanej przez pracowników powinien opierać się na badaniu ich zadowolenia z przepływu informacji. Usprawniona komunikacja wpłynie na większe zaangażowanie kadry, lojalność i produktywność pracy, a ostatecznie na wyniki finansowe firmy.

Liczby = argumenty

Komunikacja wewnętrzna bywa marginalizowana w organizacjach, ponieważ specjaliści nie są w stanie mierzyć efektów swojej pracy. Najczęściej wymieniane powody to:

• brak odpowiednich narzędzi
• brak wiedzy na temat tego co mierzyć
• dane są zbyt trudne do pozyskania [2]

Posiadając ilościowe dane o rezultatach, znacznie łatwiej jest raportować osiągane wyniki. Żywe przykłady skuteczności działań, są mocnym argumentem dla zarządu, w celu wprowadzania nowych form komunikacji i większego zaangażowania kluczowych osób w komunikację ze wszystkimi pracownikami firmy. Jest to ważne, ponieważ pokazuje ludzki wymiar korporacji - niezbędny do budowania kultury zaufania.

Liczy się skuteczność

Siła wpływu komunikacji wewnętrznej na postawy ludzi i ich decyzje to skuteczność. Może zostać zbadana, poprzez szerokie spojrzenie na efekty, w postaci audytu całej organizacji. Jest to czasochłonna i kosztowna metoda, jednak zebrane informacje określają rzeczywisty stan w jakim znajduje się organizacja. Jest to świetny fundament do planowania przyszłych działań w obszarze komunikacji. [3]

Aby zbadać wiedzę pracowników o wizji, strategii organizacji, czy świadomości obecnej sytuacji firmy, można posłużyć się tańszym rozwiązaniem. Mogą to być ankiety online rozsyłane e-mailem lub umieszczone w intranecie, bądź krótkie wywiady z pracownikami. Otrzymane wyniki są jednak tylko cząstkowe i nie dają pełnego obrazu skuteczności komunikacji.

Mierz bezpośrednie efekty

Drugą kategorią pomiaru jest pomiar efektywności pojedynczych działań. Są to statystyki mówiące, czy wyniki są dobre, na przykład, ilu pracowników przeczytało list od prezesa. Dane te są pomocne w wyborze, doskonaleniu i dopasowaniu form komunikacji do preferencji pracowników. Mówiąc obrazowo: po co wysyłać wiadomość do pracowników, skoro poprzednie przeczytało 10% z nich?

W przypadku tradycyjnych form komunikacji, takich jak e-mail, czy newsletter korporacyjny efektywność może być mierzona liczbą kliknięć w dokument. Znacznie lepiej „mierzalnym” formatem jest wideo. Analogicznie do form tekstowych, można badać responsywność, czyli liczbę osób, które odtworzyły materiał i jaką jego część obejrzały. Na przykład: jeżeli duży odsetek pracowników nie dotarł nawet do połowy materiału, oznacza to, że nie był on interesujący, bądź angażujący.

Wideo, a pomiar efektywności

Format wideo jest doskonałym nośnikiem informacji, ze względu na ludzki charakter oraz wsparcie przekazu obrazem i dźwiękiem. Wykorzystanie tego dynamicznego formatu skutkuje większym zaangażowaniem odbiorców (szczególnie tych z młodego pokolenia). Umożliwia również dopasowanie się do możliwości technicznych pracowników poprzez wykorzystanie technologii dostępnej na wszystkich urządzeniach, w kilku jakościach obrazu. Obejrzenie newslettera korporacyjnego może okazać się przyjemnością, czy wręcz rozrywką.

Transmisje online oferują jeszcze większe możliwości pomiaru. Liczba widzów może zostać przedstawiona wzdłuż osi czasu, tak jak na poniższych wykresach.

Porównajmy powyższe przykłady. Wykres pierwszy przedstawia praktycznie niezmienną oglądalność od początku do końca materiału. Na drugim, każdy bez problemu wskaże moment, w którym odbiorcy stracili zainteresowanie. Jest to jednoznaczna wiadomość dla osoby projektującej scenariusz, które wiadomości zainteresowały pracowników, a które nie.

Możemy również mierzyć poziom zaangażowania w trakcie live streamingu. Liczba pytań zadanych podczas sesji video chat z zarządem ukazuje otwartość pracowników na dialog i zainteresowanie poruszaną tematyką. Badanie tego wskaźnika z sesji na sesję, może ukazać zmianę zaufania do firmy i poczucia wpływu na organizację. Wyjątkowo duże zainteresowanie poruszanym tematem, może wskazać istotność danego problemu.

Komunikacja wewnętrzna wykorzystująca live streaming to nowoczesne podejście do tworzenia dwukierunkowego, angażującego i interaktywnego dialogu z pracownikami. Przykładem interakcji może być sonda opublikowana pod koniec transmitowanego spotkania. Odbiorcy dużo chętniej reagują na Call to action zintegrowane z przekazem live, szczególnie jeśli prośba o udział w sondzie płynie bezpośrednio od osoby prowadzącej transmisje online. Sonda umożliwia uzyskanie informacji od odbiorców np. o tematyce która ich interesuje, szybko i jednoznacznie ocenić wydarzenie przez odbiorców. Informacje uzyskane od pracowników pozwolą w przyszłości kształtować komunikację zgodnie z ich oczekiwaniami.

Po raz trzeci… mierzyć

Bieżące testowanie nowych rozwiązań jest obowiązkowe, gdy zależy nam nie tylko na podążaniu z duchem czasu i technologii, lecz na osiąganiu zadowalających wyników. Zmierzone efekty działań w każdym obszarze biznesowym są najtwardszym możliwym argumentem. Komunikacja wewnętrzna nie jest tutaj wyjątkiem. Wyniki te są orężem specjalistów w walce o uwagę zarządu, budżet na działania i wprowadzanie nowych rozwiązań. Nowoczesna komunikacja wewnętrzna wykorzystująca wideo, zdecydowanie wspiera budowę organizacji opartej na dialogu, zaangażowaniu i lojalności pracowników. Samym specjalistom daje satysfakcję i radość wykorzystywania nowych formatów komunikacji, które służą całej organizacji i są lubiane przez pracowników.

[1] http://beedifferent.pl/blog/mierniki-skuteczno%C5%9Bci-i-efektywno%C5%9Bci-komunikacji-wewn%C4%99trznej

[2] Internal Communications Survey, 2016, https://www.poppulo.com/resources/inside-ic-survey-2016-emerging-results-trends/

[3] http://beedifferent.pl/blog/budowanie-strategii-komunikacji-wewnetrznej

Powszechnie uznaje się, że jednym z celów działu komunikacji wewnętrznej jest budowa motywacji wewnętrznej pracowników. Wg Fierce Inc. pracownicy o najwyższym poziomie zaangażowania osiągają wyniki lepsze o 20%, a ich odejście z firmy jest o 87% mniej prawdopodobne w porównaniu z pracownikami o niższym poziomie zaangażowania. [1] Obecnie, gdy pozyskanie i utrzymanie wartościowych pracowników jest jednym z głównych wyzwań przedsiębiorstw, rola motywacyjna staje się niezwykle ważna. Dobrze zakomunikowane i rozumiane cele organizacji, znajomość najważniejszych bieżących informacji i poczucie, że pracownicy też mają swój głos w organizacji, to podstawowe zadania działu komunikacji, których realizacja bezpośrednio wpływa na wewnętrzny employer branding i motywację kadry.

Z czego dokładnie wynika motywacja ludzi do pracy?

Analogicznie do relacji z drugim człowiekiem, pracownicy budują swoją relację z firmą w oparciu o emocje, szczerość, zaufanie i w środowisku sprzyjającemu współpracy. Są to podwaliny do odczucia osobistego znaczenia w organizacji i wagi wykonywanych obowiązków. Pracownik pozbawiony tych odczuć, nie będzie widział sensu w poznawaniu celów strategicznych firmy, ani zmotywowany, by je realizować. Pracownicy opuszczają firmy zazwyczaj z trzech powodów [2]:

1. Nie czują możliwości rozwoju.
2. Nie czują się związani z sukcesami firmy.
3. Nie czują się doceniani przez pracodawców.

Komunikacja wewnętrzna odpowiada za zbudowanie kontekstu, w którym pracownik odczuje szczerość, zaufanie i sens w działaniach organizacji. Employer branding - czy nie taki jest jego cel? Stąd, tak dużym wyzwaniem jest dobór odpowiednich narzędzi i form ich wykorzystania. W przypadku przekazywania ważnych strategicznie informacji, naturalnie, najskuteczniejszą formą jest komunikacja bezpośrednia. Jednak w przypadku dużych, geograficznie rozproszonych organizacji jest to praktycznie niemożliwe w realizacji.

Jak przekazywać ważne informacje na odległość?

Wg raportu State of the Sector – Internal Communications & Employee Engagement 2017 najskuteczniejszymi narzędziami są e-maile centralne, e-newslettery i treści wideo. [3] To ostatnie, jest najbardziej zbliżone do spotkania face-to-face. Wideo angażuje zmysły wzroku i słuchu oraz pozwala pokazać człowieka, co nadaje ludzkiego charakteru przekazowi, poprzez emocje i komunikację niewerbalną. Świetnym przykładem jest video newsletter Paul’a Willcox’a z Nissan’a.

https://www.youtube.com/watch?v=ndz1kVizWt4

Zwróć uwagę, jak wykorzystanie charyzmatycznej osoby oraz efektów montażowych wzmacnia przekaz.

Siła tkwi w angażującym środowisku pracy

Wartościowa komunikacja z założenia jest dwukierunkowa. W korporacjach, oprócz komunikatów „z góry”, zbierane są opinie pracowników, które następnie uwzględniane są w życiu organizacji. Aby dać szansę „spotkania” się z prezesem (o tym, jak zaangażować zarząd w komunikację dowiesz się tutaj), czy dyrektorem działu, wszystkim pracownikom, nawet tym w oddziałach oddalonych od siedziby firmy o setki kilometrów, stosuje się transmisje online i video chat. Otwarcie na opinie pracowników buduje zaufanie i poczucie wpływu na organizację. Widoczność ważnych osób i ich reakcji na ekranie umożliwia zbudowanie więzi emocjonalnej i głębsze zrozumienie ich intencji.

Video chat ma bardzo prostą formułę: pracownicy otrzymują dostęp do strony na której jest okno z live streamingiem oraz możliwość zadawania pytań na czacie. Osoby odpowiadające na pytania znajdują się w studio przed kamerami i odpowiadają na pytania. Zazwyczaj stosuje się moderowany chat, aby nie zalać odpowiadających pytaniami i wykluczyć te, które się powtarzają. Istnieje szereg udogodnień w zakresie moderacji czatu, wyświetlania pytań w studio jak i samej obsługi takiego wydarzenia. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, po prostu zapytaj.

Czy to się opłaca?

Nagrania wideo nie należą do najtańszych form przekazu, najważniejszy jest jednak zwrot z inwestycji. Badania Towers Watson „Communication ROI Study” wykazały korelację efektywności komunikacji z zwrotem po 5 latach z inwestycji 100 dolarów w:

• Firmy z mało efektywną komunikacją – zwrot 83$
• Firmy ze średnio efektywną komunikacją – zwrot 116$
• Firmy z efektywną komunikacją – zwrot 130$

Firmy z efektywną komunikacją mogły pochwalić się ROI wyższym o 47%, od tych z mniej efektywną komunikacją. [4] Natomiast badania Instytutu Gallupa z 2016 roku wykazały znaczącą (43%) korelację pomiędzy zaangażowaniem pracowników, a ogólnym sukcesem firmy. [5]

Biorąc pod uwagę obecnie trwający rynek pracownika, employer branding odgrywa coraz ważniejszą rolę. Koncentracja działów HR i komunikacji wewnętrznej na zmniejszeniu rotacji i przywiązaniu pracowników do organizacji jest fundamentalnym działaniem. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi komunikacyjnych, takich jak transmisje online ze spotkań z Zarządem, video newsletter, czy video chat, charakteryzuje pracodawców XXI wieku. Employer branding wykorzystujący wideo pozwala tworzyć środowisko do którego pracownicy są przywiązani i utożsamiają swoje osobiste cele z celami organizacji.

[1] https://www.weknowhow.pl/wp-content/uploads/2012/02/Wplyw-zaangazowania-pracownikow-na-wyniki-finansowe1.pdf

[2] https://www.entrepreneur.com/article/253123

[3] https://www.gatehouse.co.uk/stateofthesector/

[4] https://www.towerswatson.com/en-CA/Insights/IC-Types/Survey-Research-Results/2009/12/20092010-Communication-ROI-Study-Report-Capitalizing-on-Effective-Communication

[5] https://ec.europa.eu/epale/pl/resource-centre/content/raport-z-zaangazowania-pracownikow-badania-instytutu-gallupa