Wykorzystanie wideo w rozwoju pracowników daje ogromne możliwości obniżenia kosztu szkoleń, zwiększenia motywacji i zaangażowania pracowników w rozwój. Kluczowa jest świadomość formatów stosowanych w szkoleniu pracowników i sprawne przeprowadzenie samego procesu produkcji. Jasno postawiony cel i wiedza na temat odbiorców i ich upodobań w zakresie konsumpcji treści, to pierwszy krok do sukcesu. Na tych dwóch zmiennych powinny opierać się wszelkie pozostałe decyzje, które gwarantują sukces. Szkolenia online przeznaczone są do wielokrotnego użytku, przez wiele osób, dlatego jakość powinna być na jak najwyższym poziomie, pod każdym względem. Jest to bardzo ważne, aby dopasować się do potrzeb wymagającego odbiorcy, jakim jest współczesny pracownik.

 

1. Ustal cel szkolenia online

Jest to punkt wyjścia do dalszych działań, nadający kształt scenariuszowi i decydujący o wyborze formy.

 

2. Opisz kim są odbiorcy szkolenia online

Opracowana persona definiuje treść i wpływa na formę przekazu.  Zbiór istotnych dla Ciebie cech możesz opracować samodzielnie, w zależności od tego, jakie materiały produkujesz. Przykłady:

Wiek – definiuje dynamikę materiału: częstotliwość zmiany slajdów, czas wyświetlania napisów, dynamikę narracji. Ze względu na różne preferencje i stopień adaptacji technologii, treści powinny znacząco różnić się, w zależności czy produkujemy dla osób w wieku 20-30 lat, czy dla osób 50+.

Charakter wykonywanej pracy – definiuje tematykę, sposób przedstawienia wiedzy, długość materiału, szczegółowość wiedzy, dystrybucję wideo (czy w intranecie, czy na stronie internetowej) itd.

 

3. Wybierz format

Wideo może być realizowane na wiele różnych sposobów, w zależności od celu szkolenia online:

• Pigułka wiedzy – krótkie wideo odpowiadające na jedno pytanie. Produkowane w cyklu oraz jako continuum lub podsumowanie szkolenia.
• How to video – instrukcja obsługi, objaśnienie procedury - ten format ma zastosowanie przy powtarzających się zadaniach i problemach.
• Webinaria - zmiany w produkcie, usłudze, procedurze. Możesz przekazać wiedzę wszystkim pracownikom szybko i z możliwością zadawania pytań.
• Sesja Q&A - follow-up po szkoleniu. Wzmacnia dynamiczny przepływ informacji dotyczący produktów, procedur, aspektów prawnych.
• Szkolenie online - pozwala w jednym momencie przeszkolić dużą liczbę osób w wielu lokalizacjach i odpowiedzieć na pytania uczestników.
• Treningi motywacyjne - rozpędź sprzedaż już na początku tygodnia. Wiedza i motywacja to klucz do sukcesu twoich handlowców.

Zapytaj o konkretne zastosowania wideo w szkoleniach.

 

4. Opracuj treść

Wypowiedzi trenera powinny zostać specjalnie przygotowane pod nagranie przed kamerą, aby brzmiały naturalnie. Płynność mowy ułatwia słuchanie i zwiększa atrakcyjność szkolenia. To samo dotyczy tekstów na prompter. Prompter jest bardzo pomocnym narzędziem, szczególnie przy produkcji krótkich materiałów, jak pigułki wiedzy. Pozwala na przekazanie w lapidarnej formie esencję wiedzy, bez powtórzeń, przerw na zebranie myśli, czy irytującej paramowy wyrażonej "...yyyyy.." lub "..aaaaa..". Pozwala oszczędzić czas (również ten w studiu) i nagrać materiał 1:1. Czyli otrzymujemy dokładnie to, co zostało przygotowane, bez usprawiedliwień, że na coś nie starczyło czasu, albo trener doszedł do wniosku, że należy zmodyfikować program. Kamera i prompter to nowe narzędzia pracy nowoczesnego szkoleniowca.

Pisząc scenariusz wykorzystuj możliwość dodania do nagrania z trenerem animacji, plansz graficznych czy materiałów filmowych. Pamiętaj, że nie są to główne elementy wideo. Cel ich zastosowania to podkreślenie i wzmocnienie najważniejszych wypowiedzi trenera. Treści tekstowe i graficzne (prezentacje Powerpoint) muszą być aktualne i adekwatne do tego o czym mówi trener.

 

5. Wybierz trenera

Najważniejszym elementem szkolenia online jest człowiek. Osoba występująca przed kamerą koncentruje na sobie najwięcej uwagi. Wytwarza też aurę emocjonalną, która decyduje o tonacji przekazu. Dlatego z wielką starannością należy dobrać tę osobę i zadbać o jej umiejętności wystąpień przed kamerą. Nawet u doskonałych mówców, szkoleniowców często pojawia się trema, gdy patrzą w oko kamery. To właśnie osoba występująca, w dużej mierze decyduje o tym, czy szkolenie online będzie chętnie oglądane i przyniesie zamierzony efekt. Posłuchaj na co zwracać uwagę podczas wystąpień przed kamerą:

 

6. Produkcja

Szkolenie online można zrealizować na żywo (live streaming) lub jako nagranie, czyli video on demand (VoD). Każdy z wariantów można przeprowadzić u siebie w biurze, sali szkoleniowej lub w studiu dedykowanym do takich celów. Jeśli chcesz, aby szkolenie online stanowiło progres w rozwoju pracowników, a nie nową barierę, to trzeba zadbać o kwestie techniczne dotyczące samej produkcji. Najczęściej popełniane błędy:

• szumy, brumy w audio, stosowanie mikrofonu efektowego (czyli wbudowanego w urządzenie rejestrujące np. smartfon, kamera)
• ciemny obraz, niedoświetlona twarz trenera
• złe kadrowanie (podkreślające a nawet wyolbrzymiające mankamenty)
• nieostry lub trzęsący się obraz
• wygląd samego trenera - strój, make-up (świecąca się lub spocona twarz)
• otoczenie - nagranie pochodzi ze szkolenia stacjonarnego, pojawiają się komentarze uczestników (ledwo słyszalne, albo niesłyszalne, co irytuje, bo trener odpowiada na pytanie którego nie usłyszeliśmy), zakłócenia np. chrząkanie itp.

 

Technologia rozwija się w bardzo szybkim tempie, maleją koszty jej wykorzystania. Ludzie są przyzwyczajeni do niej coraz bardziej, wręcz nie umieją się bez niej obyć, zarówno w życiu prywatnym i zawodowym. Właśnie nawyki konsumpcji treści w życiu prywatnym, narzucają formę komunikacji i rozwoju pracowników. Stanowią też nowe pole walki o pracownika - wpływ systemu szkoleń na motywację i fluktuację został wielokrotnie wykazywany i podkreślany. Szkolenia online mogą być twoim Świętym Graalem.

 

Pracownicy bardzo często zarzucają działowi szkoleń, że dezorganizuje ich tydzień pracy. Gdy zgodzą się na szkolenie, uczestniczą rozproszeni myślami o tym, że cała niewykonana praca będzie czekała na nich po powrocie. Z kolei drugi zarzut, dotyczy osobistego życia. Kiedy muszą je przeorganizować, na przykład zadbać o odbiór dziecka z przedszkola. Umożliwienie pracownikom nauki w dowolnie wybranym przez nich momencie poprawi ich motywację do rozwoju i sprawi, że szkolenia będą prawdziwym motorem poprawy produktywności i wyników firmy. Szkolenia online są rozwiązaniem, które uszczęśliwi wszystkich - pracowników, menedżerów ds. szkoleń, a finalnie i zarząd.

 

Czego potrzebują pracownicy?

Elastyczności – zarówno w zakresie przyswajanej wiedzy, jak i terminu, w którym się szkolą. Osiągnięcie tej elastyczności zwiększy ich motywację wewnętrzną do rozwoju osobistego i zawodowego, ponieważ znikną ograniczenia narzucane z góry. Kto, jak nie sam pracownik wie najlepiej jakiej wiedzy potrzebuje i kiedy ma czas, żeby ją przyswoić? Rolą działu szkoleń jest stworzenie środowiska rozwoju, które będzie motywowało do takiej aktywności i dostarczało wiedzę w przyjaznych dla pracownika formatach. Czyli takich, które chociażby nawiązują do ich prywatnych nawyków w zakresie konsumpcji treści.

 

Jak osiągnąć elastyczność?

Musimy zmienić sposób myślenia o szkoleniach i otworzyć się na technologię. Po pierwsze, należy uwierzyć, że pracownik potrafi wziąć na siebie odpowiedzialność za swój rozwój. Rolą menedżera jest wsparcie, doradztwo i informowanie o nowych możliwościach szkoleniowych. Technologii potrzebujemy do zapewnienia nieograniczonego dostępu do wiedzy, aby umożliwić utrwalanie i przypominanie wiadomości. Wiedza podana tylko raz na szkoleniu jest ulotna i po tygodniu bez procesu utrwalania, rozwijania - uczestnik praktycznie nic nie pamięta.

Rozwiązaniem jest nowoczesna platforma e-learningowa, która umożliwia dostęp do treści 24 godziny na dobę, z poziomu każdego urządzenia. W okresie mniejszego natężenia pracy, wieczorami w domu, czy w dowolnym innym momencie, pracownicy będą w stanie przyswajać sobie nowe wiadomości. Dużą zaletą, jest możliwość przerwania i powrotu do treści w dowolnie wybranym momencie.

 

Szkolenia online – precyzja i optymalizacja

Każde wideo dostępne online jest mierzalne na wiele sposobów. Możemy zbierać informacje na temat liczby wyświetleń, długości oglądania, osób odtwarzających oraz ich czasu oglądania. Co więcej, do wideo można dodać mechanizmy szybkiej oceny pod kątem np. przydatności treści przekazanej w materiale i jego atrakcyjności. Nie trzeba robić badań zakrojonych na całą firmę, żeby sprawdzić, czy nasze pomysły szkoleniowe działają. Prosta i krótka sonda zamieszczona bezpośrednio przy wideo jest nie tylko przyjazna dla użytkownika, ale daje Ci natychmiastową informację zwrotną na temat użyteczności udostępnianych materiałów. Dzięki temu, możesz szybko reagować na oceny i potrzeby pracowników sprawiając, że szkolenia będą elastycznym systemem rozwijania ludzi i obszarów – dokładnie tam, gdzie istnieje realna potrzeba.

 

Jakie formaty wideo budują elastyczny system szkoleń?

VoD:

Pigułka wiedzy – krótkie wideo odpowiadające na jedno pytanie. Produkowane w cyklu oraz jako continuum lub podsumowanie szkolenia.

How to video – instrukcja obsługi, objaśnienie procedury - ten format ma zastosowanie przy powtarzających się zadaniach i problemach.

Onboarding video - dobry początek jest ważny. Entuzjazm i motywację nowego pracownika łatwo zgasić np. rutynowym podejściem. Szkolenie online niweluje takie ryzyko.

 

Live streaming:

Webinaria - zmiany w produkcie, usłudze, procedurze. Możesz przekazać to wszystkim pracownikom szybko i z możliwością zadawania pytań.

Treningi motywacyjne -  wiedza i motywacja to klucz do sukcesu  handlowców, ten format rozpędzi sprzedaż już na początku tygodnia.

Sesja Q&A - follow-up po szkoleniu. Wzmacnia dynamiczny przepływ informacji dotyczący produktów, procedur, aspektów prawnych.

 

Szkolenia online w natarciu - obniżenie kosztów szkoleń stacjonarnych

Najlepsi trenerzy, którzy spędzali czas w ciągłych rozjazdach, mogą skupić się na solidnym przygotowaniu i opracowaniu scenariuszy wideo. Część trenerów może poświęcić się szkoleniom czysto praktycznym, utrwalającym teorię z materiałów online. Takie podejście, w zakresie optymalizacji pracy trenera, wpływa na obniżenie marnotrawstwa potencjału szkoleniowców. Formuła polegająca na rozdzieleniu wiedzy teoretycznej od praktycznej pozwala na optymalizację szkoleń pod kątem kosztowym oraz użyteczności dla pracowników. Teoria przyswajana jest online, a kontakt bezpośredni z trenerem wykorzystywany jest na praktyczny aspekt rozwoju.

W organizacjach pojawiły się partnerskie stosunki z pracownikami i zjawisko współtworzenia własnego miejsca pracy. Konsekwencją tego trendu jest przesunięcie odpowiedzialności za szkolenia, z działu HR i bezpośrednich przełożonych, na pracownika we własnej osobie. To on odpowiada za kreowanie osobistej marki, jako specjalista, czy menedżer. [1] Wykorzystanie nowych technologii do dystrybucji wiedzy i poszerzenia możliwości edukacyjnych może zarówno zwiększyć wartość kapitału ludzkiego, jak i obniżyć jednostkowy koszt szkoleń.

Trend ten wywraca do góry nogami rynek szkoleń. Dotychczas firmy zatrudniające pracowników intelektualnych o podobnych kompetencjach (banki, ubezpieczyciele itp.) wykorzystywały mobilnych trenerów lub zewnętrzne firmy szkoleniowe. Podejmowanie decyzji za pracownika jest sprzeczne z kulturą promującą aktywne zdobywanie wiedzy. Nie wspiera również pracowników w przełamywaniu schematycznego myślenia i wypracowywaniu nowych rozwiązań, które mogą być wykorzystane na stanowisku pracy.

Potwierdzają to powody, przez które pracownicy nie widzą sensu szkoleń:

• szkolenia są niedopasowane do ich potrzeb, mają zbyt mało lub zbyt dużo teorii lub ćwiczeń, nie pasują do specyfiki pracy lub organizacji,
• firma nie chce wykorzystać ich nowych umiejętności i pomysłów wyniesionych ze szkolenia,
• wiedzą, że po powrocie cała niewykonana praca będzie czekała na nich,
• szkolenia nie budują ich ścieżki kariery, w ofercie organizacji nie ma szkoleń wyższego poziomu lub dotyczą one bardzo specjalistycznych dziedzin,
• uczestnictwo w szkoleniu stanowi problem w osobistym życiu – muszą przeorganizować choć na chwilę swoje życie, zadbać o odbiór dziecka z przedszkola, opiekę nad kimś itp. [2]

 

Czego potrzebują pracownicy?

Elastyczności – zarówno w zakresie przyswajanej wiedzy, jak i terminu, w którym się szkolą. Osiągnięcie tej elastyczności zwiększy ich motywację wewnętrzną do rozwoju osobistego i zawodowego, ponieważ znikną ograniczenia narzucane z góry. Kto, jak nie sam pracownik wie najlepiej, jakiej wiedzy potrzebuje i kiedy ma czas, żeby ją przyswoić?

Adekwatności – formy szkolenia oraz jego treści do charakteru wykonywanej pracy.

 

Jak osiągnąć elastyczność?

Musimy zmienić sposób myślenia o szkoleniach i otworzyć się na technologię. Po pierwsze, należy uwierzyć, że pracownik potrafi wziąć na siebie odpowiedzialność za swój rozwój. Rolą menedżera jest wsparcie, doradztwo i informowanie o nowych możliwościach szkoleniowych. Technologii potrzebujemy do zapewnienia nieograniczonego dostępu do wiedzy, aby umożliwić utrwalanie i przypominanie wiadomości.  Po podaniu wiedzy tylko raz na szkoleniu – jest ona ulotna i po tygodniu bez procesu utrwalania, rozwijania - uczestnik praktycznie nic nie pamięta.

Rozwiązaniem jest nowoczesna platforma e-learningowa, która umożliwia dostęp do treści edukacyjnych 24 godziny na dobę, z poziomu każdego urządzenia. W okresie mniejszego natężenia pracy, wieczorami w domu, czy w dowolnym innym momencie, pracownicy będą w stanie sięgać po wiedzę. Dodatkowym atutem jest możliwość przerwania nauki i powrotu do niej w dowolnie wybranym momencie.

Szkolenia stacjonarne mogą służyć do ćwiczeń praktycznych, z wykorzystaniem wiedzy teoretycznej nabytej przez pracowników w systemie online. Wpływa to znacząco na obniżenie marnotrawstwa pieniędzy, gdy wiedza teoretyczna jest przyswajana indywidualnie, a nie wyłącznie podczas szkoleń stacjonarnych. Najlepsi trenerzy, którzy spędzali czas w ciągłych rozjazdach, mogą skupić się na solidnym przygotowaniu i dostosowaniu wiedzy do formatów w których będzie przekazywana. Nacisk na atrakcyjność i motywującą formę treści, może znacząco poprawić stosunek pracowników do rozwoju. Obszerniej o elastyczności szkoleń przeczytasz tutaj.

 

Jakie formaty wykorzystać?

Format decyduje o efektywności i skuteczności przyswajania wiedzy. Przyjmuje się, że stopień zapamiętania treści w zależności od formy przekazu wynosi:

• 5% z tego, co słyszymy,
• 10% z tego, co czytamy,
• 30% z tego, co widzimy,
• 50% z tego, co widzimy i słyszymy,
• 80% – samodzielne wykonanie zadania,
• 90% – uczenie innych. [4]

Do nauki indywidualnej, najlepsze wyniki osiąga format wideo, ze względu na jednoczesne angażowanie zmysłów słuchu i wzroku. Wideo sprawia, że szkolenia są atrakcyjniejsze dla pracowników, szczególne z młodego pokolenia, co potwierdzają statystyki. 70% Millenialsów preferuje wideo, a treści ruchome, interaktywne, są jedyną akceptowaną formą nauki. Drugim aspektem jest fakt, że przeciętny czas skupienia osoby z młodego pokolenia to 90 sekund. Stąd powstanie nowego trendu w edukacji zwanego microlearning. Polega on na dostarczaniu treści w małych, bardzo konkretnych dawkach. [5] Dla zainteresowanych tematem microlearningu, polecamy obejrzeć film Szymona Berbeki:

 

 

Wideo może przyjąć postać webinarium, pigułki wiedzy, poradnika „how to”, czy treningu motywacyjnego. Nagranie z postacią trenera wzmacnia przekaz poprzez emocje postaci i komunikację niewerbalną. Materiały online z założenia są wykorzystywane wielokrotnie, przez wielu różnych pracowników, dlatego powinny być przygotowane z największą starannością, aby spełnić ich potrzeby. Projektując szkolenie wideo, należy zadbać o poniższe elementy:

• Skrypt przygotowany pod nagranie – teksty pisane znacząco różnią się od mowy, dlatego do nagrań z prompterem i z kamerą musi zostać przygotowany specjalny skrypt wypowiedzi
• Przygotowanie trenera do wystąpienia – trenerzy powinni wiedzieć jak pracować z kamerą, oraz prompterem (takie szkolenia nie są obecnie niczym nowym i można wziąć w nich udział w studiu które specjalizuje się w produkcji szkoleń)
• Przekaz dostosowany do odbiorców – w zależności od tego, do kogo mówimy, powinniśmy stosować inną dynamikę wideo
• Prezentacja adekwatna do mowy – aby nie zanudzić pracowników slajdami zmieniającymi się co 10 minut, powinno się przygotować slajdy z mniejszą ilością treści, wzmacniające wypowiedzi trenera w danym momencie lub animowane infografiki, które podniosą atrakcyjność wizualną
• Dobór formy – wideo może być dystrybuowane live (spotkanie na żywo online z trenerem, umożliwia interakcję, na przykład zadawanie pytań) lub VoD (wideo na życzenie - nagranie opublikowane na platformie e-learningowej lub w intranecie)

Jednak samo wprowadzenie wideo do e-learningu to nie wszystko. Najważniejsza jest skuteczność całego systemu edukacji, dlatego niezbędne są mierniki efektów. Twórcy programów szkoleniowych mogą badać efekty na dwa sposoby. Pierwszy to pomiar atrakcyjności pojedynczych treści poprzez obserwację liczby dostępów czy czas spędzony na platformie. Z drugiej strony testy sprawdzające wiedzę pracowników, mówiące o poziomie skuteczności materiałów.

Co można osiągnąć?

Podam dwa przykłady powszechnie znanych firm, które wprowadziły wideo do edukacji.

Volkswagen wykorzystał technologię wideo do przeszkolenia ponad 200 przedstawicielstw handlowych w zakresie najnowszych technik naprawy, ograniczając w ten sposób koszt wysłania na szkolenia lokalnych techników. W rezultacie skrócono czas napraw o 50%, a wydatki na podróże i komunikację obniżono o 30%. Ogólnie dzięki technologii wideo producent samochodów skrócił czas oczekiwania na skomplikowane naprawy o 300%. [6]

 

Sodexo postanowiło przeprowadzić cykl szkoleń pośród 4500 menedżerów w celu wsparcia rozwoju komunikacji korporacyjnej i zdefiniowania ról menedżerów w strategii firmy. Poprzez unikanie wysokich kosztów szkoleń personalnych i wprowadzenie e-learningu zaoszczędziło ponad milion dolarów i podwoiło liczbę uczestników szkolenia względem wcześniejszych prób. Z 4500 zaproszonych, aż 3201 osób wzięło udział w sesjach Q&A, a 1194 ukończyło cały kurs e-learningowy. [7]

 

Powyższe przykłady doskonale potwierdzają, jak dużą oszczędnością i usprawnieniem firmy może być wideo w szkoleniach pracowników. Tradycyjny e-learning wzbogacony o wideo podnosi skuteczność szkoleń i podnosi produktywność pracowników (nie rezygnują z całego dnia pracy, ze względu na szkolenie). Możliwość wyboru interesujących treści, permanentny dostęp do wiedzy, atrakcyjność formatów - to nowy wymiar szkoleń - motywujący dla pracowników, satysfakcjonujący dla twórców. Dowiedz się, jak to zrobić.

 

 

[1] https://www.weknowhow.pl/blog/10-trendow-w-zrozwoju-pracownikow-na-zrok-2017/

[2] http://konteksthr.pl/oporna-nauka-co-zrobic-gdy-pracownicy-nie-chca-sie-szkolic/

[3] W. Przybyła, M. Ratalewska, Poradnik dla projektujących kursy e-learningowe, Krajowy Ośrodek Wspierania Edukacji Zawodowej i Ustawicznej, Warszawa 2012

[4] http://kadry.infor.pl/kadry/bhp/szkolenia_bhp/453545,2,Szkolenie-bhp-nie-musi-byc-nudne.html

[5] https://elearningindustry.com/why-microlearning-is-huge

[6] https://www.bankier.pl/wiadomosc/Wideokonferencje-i-telepresence-komunikacja-biznesowa-na-czas-kryzysu-2133899.html

[7] https://www.on24.com/resources/case-studies/sodexo/