9 powodów, dla których warto włączyć wideo do komunikacji wewnętrznej

We współczesnej przestrzeni ekonomicznej, gdzie wprost proporcjonalnie do słabnącego zaangażowania pracowników rosną ich oczekiwania, rozwój komunikacji wewnętrznej odgrywa coraz większą rolę. Przemyślana, dobrze zaplanowana i efektywnie wdrożona strategia komunikacji motywuje i buduje lojalność. Wpływa na zapał do działania oraz pozycję pracowników w firmie. Jest kluczem do stworzenia silnej kultury pracy. Każda forma wzmacniania organizacji od wewnątrz, stanowi o jej przewadze konkurencyjnej na zewnątrz.

 

Zatem największym wyzwaniem dzisiejszego biznesu nie jest już jedynie wzrost i sprzedaż, paradoksalnie nie jest też konkurencja. Najważniejsza jest komunikacja. Współczesne organizacje, wielkie korporacje i mniejsze firmy, tworzą setki stron zapisanych drobnym drukiem dokumentów. Od raportów przez instrukcje do streszczeń i opisów podejmowanych działań. O codziennej korespondencji mailowej nie wspominając. Przygotowanie takiej ilości treści jest nie tylko czaso- i pracochłonne, ale przede wszystkim mało opłacalne, bo słabo przyswajalne przez pracowników. Czy istnieje zatem lepsza forma przekazywania informacji w firmie o firmie? Tak, oto kilka przykładów oraz kilka powodów, dla których powinniśmy z niej korzystać. Jest też jeden czynnik, który spaja je wszystkie — zaangażowanie.

 

Zaangażowanie pracownika w pracę nie zależy tak bardzo od treści, które czyta, ale od sposobu i formy, w której je otrzymuje. Chodzi mniej więcej o to, w jaki sposób i za pomocą jakiego medium są one przekazywane. Wiadomo, że oglądanie materiałów przygotowanych w formie wideo jest przyjemniejsze niż wczytywanie się w setki stron nużącego raportu. Dzięki głęboko zakorzenionym w mózgu mechanizmom przetwarzania informacji jesteśmy biologicznie zaprogramowani, by kierować większą uwagę w stronę dynamicznych obrazów. Z punktu widzenia ewolucji zawsze bardziej nam się opłacało kierować wzrok i pozostałe zmysły ku pędzącym lwom, aniżeli statycznym hieroglifom na ścianach jaskini. Dzisiaj wystarczy osiem sekund – dokładnie osiem – żeby mózg człowieka zdecydował, czy treść, którą widzi, wzbudza jego zainteresowanie. A nawet jeżeli już zdecyduje się zgłębić jej szczegóły, to według badań SAVO Group szanse, że po siedmiu dniach będzie pamiętał więcej niż 10% przyswojonej z tekstu wiedzy, są znikome. Z kolei po obejrzeniu wideo przedstawiającego ten sam zakres tematyczny, w tym samym stopniu szczegółowości, w głowie zostanie mu aż 68% zaprezentowanych informacji. Warto zatem inwestować w wideo w komunikacji wewnętrznej. Szybko i sprawnie zaprezentujemy najważniejsze informacje, najlepsze praktyki, podzielimy się pomysłami, spostrzeżeniami. Wideo pomoże zaangażować pracowników do aktywnego odbioru przekazu i dzięki temu to, co chcemy przekazać, zostanie w ich pamięci na dłużej… niż tydzień.

 

Personalizacja

Nikt nie lubi czytać długich sprawozdań o wynikach firmy przygotowanych przez dział finansowy. Niewielu lubi czytać cokolwiek, co przedstawi dział finansowy, jednak nawet ci nie odpuszczą obejrzenia ciekawego spersonalizowanego wideo, w którym te same informacje przekazuje prezes firmy, szef departamentu, bezpośredni przełożony.

 

Wpisy na blogach firmowych, maile i broszury mogą być pisane przez osoby z zewnątrz. Wideo daje jasny i bezpośredni komunikat, którym podkreśla wartość i znaczenie relacji między kadrą zarządzającą a pracownikami. Wywołuje przy tym wiele emocji. W czasie rzeczywistym przekazuje poza treścią zamknięty w obrazie język ciała, w tym wyraz twarzy, ton głosu, ogólną postawę nadawcy, czyli sygnały nieobecne w innych formach komunikacji. Dzięki odrobinie bezpośredniego kontaktu, wywołującego poczucie wspólnoty i przynależności, pracownicy częściej reagują pozytywnie na tak zaprezentowane wiadomości.

 

Ponad 70% pracowników czuje większe zaangażowanie, kiedy wartości i cele firmy oraz wyniki jej działalności są jasno i szczerze komunikowane. Kiedy pracownicy otrzymują wiadomość bezpośrednio od przełożonego, zazwyczaj w tym samym czasie, większe są też szanse, że informację zrozumieją i jej nie przeinaczą. Wyższy poziom zaangażowania w realizację wspólnych zadań z kadrą zarządzającą podnosi z kolei poziom transparentności, otwartości i spójności celów firmy z kulturą pracy. W konsekwencji zwiększa się lojalność pracowników i ich morale. Cały ten wachlarz pozytywów może zagwarantować jedno profesjonalnie przygotowane wideo, dzięki któremu liderzy projektów, szefowie działów, członkowie zarządu, a nawet sami prezesi komunikują organizacji swoje zaangażowanie w pracę i życie organizacji. Dzięki temu każdy pracownik z osobna będzie mógł poczuć się tak, jakby komunikat został skierowany tylko do niego.

 

Motywacja do rozwoju

Jeżeli nie jesteś w stanie przekonać swojego zespołu, żeby zapoznał się z kolejnym memorandum lub broszurą szkoleniową, gdy widzisz, że pracownicy są niepewni i sceptycznie nastawieni wobec nadchodzących zmian – przekaż im te wszystkie informacje za pomocą materiałów wideo.

 

Właściwie zrealizowany materiał filmowy połączy ważny komunikat z towarzyszącą mu historią i nada przekazowi odpowiedni kontekst emocjonalny. Wytłumaczy i pomoże zrozumieć. Wszyscy szybciej się uczymy, łatwiej przyswajamy informacje, jeżeli jesteśmy zaangażowani w temat, choćby emocjonalnie. Tak naprawdę, tylko wtedy zapamiętujemy więcej. Film stanowi zatem szczególnie istotne i niezwykle wydajne rozwiązanie w przypadku szkolenia nowych pracowników. Dobrze wyprodukowane wideo o tematyce orientacyjnej w przystępnej, czytelnej i przyjaznej formie opowie językiem pracowników, na czym polega praca w firmie, jakie wartości są ważne, kim jesteśmy i czego się od nas oczekuje. Taka forma wprowadzenia do kultury i miejsca pracy zaoszczędzi nam nie tylko pieniądze, a kandydatom nerwy, ale najważniejsze – zaoszczędzi nam wszystkim sporo czasu. Zrealizowane z rozmysłem i planem wideo onboardingowe może być wielokrotnie wykorzystywane zarówno w przypadku nowych, jak i obecnych pracowników. Jeżeli jesteś ciekawy, jak mogą wyglądać efekty takiej produkcji, to w poniższym materiale Marek Adamczyk z PMCONSULTING opowiada o tym, jakim objawieniem okazały się szkolenia pracowników w formie wideo.

 

 

Szczególną formą komunikacji wewnętrznej są spotkania online oferujące możliwość interaktywnej wymiany informacji między prowadzącym a uczestnikami spotkania. Taka forma przekazywania informacji pozwala centrali prowadzić żywy dialog z pracownikami firmy, tworząc atmosferę otwartości i transparentności. Bez możliwości realizacji spotkań o charakterze on-line pracownicy zmuszeni byliby zebrać się w jednej sali, co w przypadku pracowników rozsianych po całej Polsce, jest rozwiązaniem mało praktycznym. Ponadto udostępnienie nagrania ze spotkania on-line pozwala na nieograniczony dostęp do prezentowanych w nim wiadomości, a także sesji Q&A.

 

Warto  w tym miejscu dodać, że dzielenie się wiedzą między pracownikami stanowi jedną z najefektywniejszych form rozwoju organizacji. Tak stworzony kapitał może być elementem składowym przewagi konkurencyjnej firmy. Jest tylko jedna przeszkoda, która pojawia się przy wdrażaniu społecznościowego uczenia się (social learning), a mianowicie: przygotowanie materiału w formie i treści na poziomie eksperckim. Dlatego już na samym początku warto zainwestować w produkcję naprawdę wysokiej jakości materiału. A jeżeli sam nie potrafisz go przygotować, to zapytaj o to firmę, która specjalizuje się w takich produkcjach.

 

Jeżeli masz pytania, jak zaprojektować i wyprodukować wideo dla komunikacji wewnętrznej – napisz do Nas.

 

Zainteresowanie

Wiadomości kompilowane w formie opasłych instrukcji postępowania coraz rzadziej spełniają pokładane w nich nadzieje na skuteczną komunikację z zespołem. Zgodnie z wynikami badań przeprowadzonymi przez Forrester Research 75% pracowników jest bardziej skłonna zapoznać się z przesłanym wideo, niż zagłębiać się w niuanse pisanych maili, artykułów, newsletterów i tomów prawidłowego postępowania na wypadek awarii. Wideo robi większe wrażenie, na dłużej zatrzymuje uwagę i ułatwia przyswajanie informacji. Może być wykorzystane w rozmowie, w trakcie której chcemy przeprowadzić burzę mózgów, udostępnić ważne informacje lub wykonać prezentację. Czy zatem nastał już czas, żeby starego dobrego maila zamienić na wideo?

 

Efektywność

Wideo dostarcza różnorodnych informacji w relatywnie krótkim czasie. W przypadku filmów instruktażowych mówienie i jednoczesne pokazywanie, daje większe efekty i korzyści niż odpowiadanie na pytania w mailach i rozkładanie na czynniki pierwsze instrukcji obsługi. Wideo może pomóc we wprowadzeniu do pracy nowych pracowników, ogłaszaniu zmian czy dzieleniu się wiedzą. Może rozpowszechniać informacje między różnymi działami firmy, a nawet partnerami, czy siecią sprzedaży. Przykładem takich dobrych praktyk są wideo szkolenia z zakresu prawidłowego korzystania z oferowanych przez firmę COMARCH produktów.

 

Coraz więcej firm zamienia lub też uzupełnia tradycyjną komunikację z pracownikami o wideo – realizowane w formie live streamingu (spotkania online) lub VoD (dostęp na żądanie). Nowoczesne studia pomagają na każdym etapie tworzenia takiego materiału. Umożliwiają także transmisję spotkań na żywo, spełniając najwyższe standardy jakości obrazu i dźwięku. Wszystko oczywiście nagrane i odpowiednio przechowane będzie do dyspozycji zarówno pracowników stacjonarnych, jak i tych pracujących zdalnie.

 

Przyswajalność
Kiedy musimy zakomunikować zespołowi bardzo ważne zmiany, które dotyczą całej firmy, wiadomo, że treści zaprezentowane za pomocą wideo będą najlepiej przyswajalne i zapamiętane przez odbiorców. Wiadomości w formie wideo, przedstawiające skomplikowane informacje, zmniejszają poczucie niepewności i niejednoznaczności komunikatu. Duże znaczenie ma tu wspomniany wcześniej język ciała. Obraz ruchomy bardziej angażuje zmysły i uwagę odbiorcy, stymulując je co 2–6 sekund. Zagłębianie się w nudne maile i za długie raporty może nas jedynie zmęczyć i zniechęcić do realizacji powierzonych w nich zadań. Szerzej w tym temacie wypowiada się Grzegorz Radłowski, Menedżer ds. Inicjatyw i Projektów Szkoleniowych Avivy w serwisie Webcaster.pl

 

 

Żywe, dynamiczne wideo automatycznie zwiększa zaangażowanie, poczucie wspólnoty i utożsamiania się z celami firmy, a co najważniejsze – zatrzymuje zainteresowanie tematem. Nawet krótki materiał wideo może zawierać dużo różnego rodzaju informacji, które pracownik przyswaja w relatywnie krótkim czasie. Poza oczywistym usprawnieniem procesu codziennej komunikacji w firmie, wideo możemy wykorzystać także w zarządzaniu kryzysowym. Zwięzłym materiałem szybko i sprawnie zakomunikujemy kluczowe informacje. Tak przedstawiona wiadomość zwiększy poziom zrozumienia i zapamiętanie komunikatu. Nie wspominając już o tym, że od momentu wyprodukowania materiał może zostać wielokrotnie odtworzony przez pracowników firmy. Retencja informacji przedstawionych w wideo jest jedną z najważniejszych i najlepiej wykorzystywanych cech materiału filmowego. Wideo świetnie się sprawdzi w przekazywaniu informacji dotyczących kultury firmy, jej struktury czy bezpieczeństwa i higieny pracy. Dzięki temu wszyscy będziemy mogli szybciej i sprawniej przystosować się do zmian charakterystycznych dla współczesnego środowiska biznesowego. A to, jak reagujemy na zmiany, gwarantuje sukces w miejscu pracy.

 

Powszechność
Materiały wideo są niezwykle plastycznym formatem wykorzystywanym w komunikacji wewnętrznej. Treści w nich zawarte mogą być odtwarzane zarówno w wielkich salach konferencyjnych, jak też niewielkich pomieszczeniach. Dodatkowym atutem jest to, że mając do dyspozycji wideo przedstawiające treści szkoleniowe, z których możemy korzystać w każdej chwili, choćby na zasadzie stworzonej w tym celu Biblioteki Wiedzy, każdy o dowolnej porze bez względu na to, gdzie się znajduje i na jakim urządzeniu wyświetla materiał, ma dostęp do wiedzy. Dzięki temu pracownicy mogą przekazywać swoje umiejętności i spostrzeżenia, a także korzystać z wiedzy kolegów. W każdej chwili mogą również skonfrontować własne pomysły ze wskazówkami, radami i fachową wiedzą innych osób.

 

 

W dzisiejszych czasach, kiedy oddziały firmy mają swoje siedziby na każdym kontynencie, a systemy pracy są zróżnicowane, możemy zyskać nie tylko czas, ale i pieniądze dzięki stałemu dostępowi do materiałów wideo.

Treści, bogate w wideo wzbudzają zainteresowanie, gromadzą liczną publiczność. Są także częściej omawiane, udostępniane i komentowane.

Employer Branding
Dzięki zaangażowanym i zadowolonym pracownikom, którzy czują więź z organizacją, w której pracują, w naturalny sposób zwiększa się skala rozpoznawalności jej marki. Przyczynia się do tego zjawiska wiele czynników, zarówno artykuły, wiadomości prasowe, a nawet reklamy, ale nic nie generuje takiego ruchu w mediach jak wideo, które udostępniamy – 1200% razy częściej niż linki, grafiki i tekst razem wzięte. Warto zatem mieć świadomość, że możliwość dzielenia się wideo umacnia poczucie wspólnoty pracownika z pracodawcą. Udostępnione w tej formie informacje sygnalizują i dają otoczeniu oraz potencjalnym odbiorcom większe poczucie wiarygodności, generują dwukrotnie większe zaufanie, aniżeli te same treści publikowane przez kadrę zarządzającą. A gdy stworzony materiał zawiera informacje choćby w najmniejszym stopniu poufne, możemy ograniczyć lub zastrzec do niego dostęp, udostępniając jedynie treści przeznaczone do powszechnej wiadomości. Wszyscy na tym korzystamy.

Statystyka
Problematyczne bywa sprawdzenie, kto i ile uwagi poświęcił na papierowe materiały, wysyłane maile i biuletyny pracownicze, a kto je po prostu skasował. Zapewne jesteśmy w stanie ocenić, kto i co otworzył, ale ile czasu poświęcił na zapoznanie się z informacjami zawartymi w przedstawionych dokumentach, czy zrozumiał i zapamiętał to, czego się z nich dowiedział? Wideo daje możliwość zmierzenia tych wartości.

 

Decydując się na korzystanie z platformy wideo, która będzie skupiać wszystkie nasze produkcje, możemy ją w łatwy sposób wyposażyć w narzędzia analityczne, które potrafią na bieżąco mierzyć reakcje pracownicze na zamieszczone w sieci materiały. W łatwy i dokładny sposób uda się zmierzyć odzew pracowników na publikowane treści i w konsekwencji optymalnie nimi zarządzać. Będziesz wiedział, co dokładnie oglądali, czemu poświęcili więcej lub mniej uwagi, a co pominęli w ogóle. W każdej chwili masz dostęp do statystyk dotyczących zaangażowania odbiorców wideo. Takie podejście pozwala śledzić efekty komunikacji wewnętrznej, sprawdzić i ocenić bez większego wysiłku udział pracowników w przyswajaniu zaprezentowanych informacji bez dalszego zastanawiania się, czy komunikat dotarł i został przyjęty, a może wylądował w koszu? Dzięki wideo wiesz na pewno.

 

 

Zaangażowani w swoją pracę i rozwój firmy pracownicy zwiększają szanse organizacji na sukces, w tym pozyskiwanie nowych talentów, wzrost sprzedaży i poprawę relacji z klientami oraz otoczeniem, w którym funkcjonują. Do tego są gotowi pracować więcej i dłużej, zwiększając niekiedy poziom swojej produktywności o całe 25%. Rzadziej chorują i zgłaszają tym samym absencję w pracy, dłużej pracują w jednym miejscu i stanowią najlepsze źródło informacji o firmie. Dzięki temu mamy w swojej drużynie wykwalifikowanych pracowników, kandydatów na pracowników oraz wyższe wyniki sprzedaży. Jedne z badań Gallupa potwierdzają te doniesienia. Otóż, wyniki pracy zaangażowanych pracowników przewyższają efekty pracy pozostałych o 147%.

147%!

Warto inwestować w działania i narzędzia, które będą sukcesywnie umacniać więzi pracowników z organizacją, zwiększać ich poziom satysfakcji i ogólnego zadowolenia. Jednym z mediów, które może przyspieszyć ten proces jest na pewno praca z wideo. Amerykańska firma Ragan Communications przedstawiła wyniki badań przeprowadzonych wśród 713 specjalistów odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną w firmie. Na ich podstawie zidentyfikowała najważniejsze sfery funkcjonowania organizacji, które zmieniły się na korzyść dzięki zastosowaniu wideo. A mianowicie:

  • usprawniła komunikację z pracownikami zdalnymi (76%),
  • zwiększyła dopasowanie pracowników do realizowanych celów firmy (58%),
  • poprawiła zaangażowanie pracowników w pracę i współpracę z kadrą zarządzającą (44%),
  • zwiększyła udział pracowników w działaniach firmy (42%),
  • zwiększyła retencję przekazywanych wiadomości (39%).

Ale przede wszystkim zapewniła stałą i aktualną komunikację w firmie, ułatwiła i usprawniła transparentność w codziennej pracy. Miała także duży wpływ na obniżenie kosztów podróży służbowych.

 

Debata TVIP: WIDEO W KORPORACJI. Sanofi, Medicover, Open Finance

 

Nie tylko pracownicy częściej i więcej informacji zapamiętują dzięki komunikatom wideo, ale też większość specjalistów od komunikacji wewnętrznej twierdzi, że wideo usprawnia i umacnia więzi między pracownikami a kierownictwem firmy. Materiał wideo, nawet najlepiej wyprodukowany, nigdy jednak nie zastąpi kontaktu osobistego, choć jest obecnie jego najlepszym substytutem.

W jakich projektach możemy więc wykorzystać wideo w komunikacji wewnętrznej? Odpowiedź jest prosta – we wszystkich.

 

Poznaj formaty wideo wykorzystywane w komunikacji wewnętrznej >> FORMATY WIDEO

Leave a comment