Jak zorganizować szkolenia online?

Wykorzystanie wideo w rozwoju pracowników daje ogromne możliwości obniżenia kosztu szkoleń, zwiększenia motywacji i zaangażowania pracowników w rozwój. Kluczowa jest świadomość formatów stosowanych w szkoleniu pracowników i sprawne przeprowadzenie samego procesu produkcji. Jasno postawiony cel i wiedza na temat odbiorców i ich upodobań w zakresie konsumpcji treści, to pierwszy krok do sukcesu. Na tych dwóch zmiennych powinny opierać się wszelkie pozostałe decyzje, które gwarantują sukces. Szkolenia online przeznaczone są do wielokrotnego użytku, przez wiele osób, dlatego jakość powinna być na jak najwyższym poziomie, pod każdym względem. Jest to bardzo ważne, aby dopasować się do potrzeb wymagającego odbiorcy, jakim jest współczesny pracownik.

 

1. Ustal cel szkolenia online

Jest to punkt wyjścia do dalszych działań, nadający kształt scenariuszowi i decydujący o wyborze formy.

 

2. Opisz kim są odbiorcy szkolenia online

Opracowana persona definiuje treść i wpływa na formę przekazu.  Zbiór istotnych dla Ciebie cech możesz opracować samodzielnie, w zależności od tego, jakie materiały produkujesz. Przykłady:

Wiek – definiuje dynamikę materiału: częstotliwość zmiany slajdów, czas wyświetlania napisów, dynamikę narracji. Ze względu na różne preferencje i stopień adaptacji technologii, treści powinny znacząco różnić się, w zależności czy produkujemy dla osób w wieku 20-30 lat, czy dla osób 50+.

Charakter wykonywanej pracy – definiuje tematykę, sposób przedstawienia wiedzy, długość materiału, szczegółowość wiedzy, dystrybucję wideo (czy w intranecie, czy na stronie internetowej) itd.

 

3. Wybierz format

Wideo może być realizowane na wiele różnych sposobów, w zależności od celu szkolenia online:

  • Pigułka wiedzy – krótkie wideo odpowiadające na jedno pytanie. Produkowane w cyklu oraz jako continuum lub podsumowanie szkolenia.
  • How to video – instrukcja obsługi, objaśnienie procedury – ten format ma zastosowanie przy powtarzających się zadaniach i problemach.
  • Webinaria – zmiany w produkcie, usłudze, procedurze. Możesz przekazać wiedzę wszystkim pracownikom szybko i z możliwością zadawania pytań.
  • Sesja Q&A – follow-up po szkoleniu. Wzmacnia dynamiczny przepływ informacji dotyczący produktów, procedur, aspektów prawnych.
  • Szkolenie online – pozwala w jednym momencie przeszkolić dużą liczbę osób w wielu lokalizacjach i odpowiedzieć na pytania uczestników.
  • Treningi motywacyjne – rozpędź sprzedaż już na początku tygodnia. Wiedza i motywacja to klucz do sukcesu twoich handlowców.

Zapytaj o konkretne zastosowania wideo w szkoleniach.

 

4. Opracuj treść

Wypowiedzi trenera powinny zostać specjalnie przygotowane pod nagranie przed kamerą, aby brzmiały naturalnie. Płynność mowy ułatwia słuchanie i zwiększa atrakcyjność szkolenia. To samo dotyczy tekstów na prompter. Prompter jest bardzo pomocnym narzędziem, szczególnie przy produkcji krótkich materiałów, jak pigułki wiedzy. Pozwala na przekazanie w lapidarnej formie esencję wiedzy, bez powtórzeń, przerw na zebranie myśli, czy irytującej paramowy wyrażonej „…yyyyy..” lub „..aaaaa..”. Pozwala oszczędzić czas (również ten w studiu) i nagrać materiał 1:1. Czyli otrzymujemy dokładnie to, co zostało przygotowane, bez usprawiedliwień, że na coś nie starczyło czasu, albo trener doszedł do wniosku, że należy zmodyfikować program. Kamera i prompter to nowe narzędzia pracy nowoczesnego szkoleniowca.

Pisząc scenariusz wykorzystuj możliwość dodania do nagrania z trenerem animacji, plansz graficznych czy materiałów filmowych. Pamiętaj, że nie są to główne elementy wideo. Cel ich zastosowania to podkreślenie i wzmocnienie najważniejszych wypowiedzi trenera. Treści tekstowe i graficzne (prezentacje Powerpoint) muszą być aktualne i adekwatne do tego o czym mówi trener.

 

5. Wybierz trenera

Najważniejszym elementem szkolenia online jest człowiek. Osoba występująca przed kamerą koncentruje na sobie najwięcej uwagi. Wytwarza też aurę emocjonalną, która decyduje o tonacji przekazu. Dlatego z wielką starannością należy dobrać tę osobę i zadbać o jej umiejętności wystąpień przed kamerą. Nawet u doskonałych mówców, szkoleniowców często pojawia się trema, gdy patrzą w oko kamery. To właśnie osoba występująca, w dużej mierze decyduje o tym, czy szkolenie online będzie chętnie oglądane i przyniesie zamierzony efekt. Posłuchaj na co zwracać uwagę podczas wystąpień przed kamerą:

 

6. Produkcja

Szkolenie online można zrealizować na żywo (live streaming) lub jako nagranie, czyli video on demand (VoD). Każdy z wariantów można przeprowadzić u siebie w biurze, sali szkoleniowej lub w studiu dedykowanym do takich celów. Jeśli chcesz, aby szkolenie online stanowiło progres w rozwoju pracowników, a nie nową barierę, to trzeba zadbać o kwestie techniczne dotyczące samej produkcji. Najczęściej popełniane błędy:

  • szumy, brumy w audio, stosowanie mikrofonu efektowego (czyli wbudowanego w urządzenie rejestrujące np. smartfon, kamera)
  • ciemny obraz, niedoświetlona twarz trenera
  • złe kadrowanie (podkreślające a nawet wyolbrzymiające mankamenty)
  • nieostry lub trzęsący się obraz
  • wygląd samego trenera – strój, make-up (świecąca się lub spocona twarz)
  • otoczenie – nagranie pochodzi ze szkolenia stacjonarnego, pojawiają się komentarze uczestników (ledwo słyszalne, albo niesłyszalne, co irytuje, bo trener odpowiada na pytanie którego nie usłyszeliśmy), zakłócenia np. chrząkanie itp.

 

Technologia rozwija się w bardzo szybkim tempie, maleją koszty jej wykorzystania. Ludzie są przyzwyczajeni do niej coraz bardziej, wręcz nie umieją się bez niej obyć, zarówno w życiu prywatnym i zawodowym. Właśnie nawyki konsumpcji treści w życiu prywatnym, narzucają formę komunikacji i rozwoju pracowników. Stanowią też nowe pole walki o pracownika – wpływ systemu szkoleń na motywację i fluktuację został wielokrotnie wykazywany i podkreślany. Szkolenia online mogą być twoim Świętym Graalem.

 

Leave a comment