Jak obniżyć koszt szkolenia pracowników?

W organizacjach pojawiły się partnerskie stosunki z pracownikami i zjawisko współtworzenia własnego miejsca pracy. Konsekwencją tego trendu jest przesunięcie odpowiedzialności za szkolenia, z działu HR i bezpośrednich przełożonych, na pracownika we własnej osobie. To on odpowiada za kreowanie osobistej marki, jako specjalista, czy menedżer. [1] Wykorzystanie nowych technologii do dystrybucji wiedzy i poszerzenia możliwości edukacyjnych może zarówno zwiększyć wartość kapitału ludzkiego, jak i obniżyć jednostkowy koszt szkoleń.

Trend ten wywraca do góry nogami rynek szkoleń. Dotychczas firmy zatrudniające pracowników intelektualnych o podobnych kompetencjach (banki, ubezpieczyciele itp.) wykorzystywały mobilnych trenerów lub zewnętrzne firmy szkoleniowe. Podejmowanie decyzji za pracownika jest sprzeczne z kulturą promującą aktywne zdobywanie wiedzy. Nie wspiera również pracowników w przełamywaniu schematycznego myślenia i wypracowywaniu nowych rozwiązań, które mogą być wykorzystane na stanowisku pracy.

Potwierdzają to powody, przez które pracownicy nie widzą sensu szkoleń:

  • szkolenia są niedopasowane do ich potrzeb, mają zbyt mało lub zbyt dużo teorii lub ćwiczeń, nie pasują do specyfiki pracy lub organizacji,
  • firma nie chce wykorzystać ich nowych umiejętności i pomysłów wyniesionych ze szkolenia,
  • wiedzą, że po powrocie cała niewykonana praca będzie czekała na nich,
  • szkolenia nie budują ich ścieżki kariery, w ofercie organizacji nie ma szkoleń wyższego poziomu lub dotyczą one bardzo specjalistycznych dziedzin,
  • uczestnictwo w szkoleniu stanowi problem w osobistym życiu – muszą przeorganizować choć na chwilę swoje życie, zadbać o odbiór dziecka z przedszkola, opiekę nad kimś itp. [2]

 

Czego potrzebują pracownicy?

Elastyczności – zarówno w zakresie przyswajanej wiedzy, jak i terminu, w którym się szkolą. Osiągnięcie tej elastyczności zwiększy ich motywację wewnętrzną do rozwoju osobistego i zawodowego, ponieważ znikną ograniczenia narzucane z góry. Kto, jak nie sam pracownik wie najlepiej, jakiej wiedzy potrzebuje i kiedy ma czas, żeby ją przyswoić?

Adekwatności – formy szkolenia oraz jego treści do charakteru wykonywanej pracy.

 

Jak osiągnąć elastyczność?

Musimy zmienić sposób myślenia o szkoleniach i otworzyć się na technologię. Po pierwsze, należy uwierzyć, że pracownik potrafi wziąć na siebie odpowiedzialność za swój rozwój. Rolą menedżera jest wsparcie, doradztwo i informowanie o nowych możliwościach szkoleniowych. Technologii potrzebujemy do zapewnienia nieograniczonego dostępu do wiedzy, aby umożliwić utrwalanie i przypominanie wiadomości.  Po podaniu wiedzy tylko raz na szkoleniu – jest ona ulotna i po tygodniu bez procesu utrwalania, rozwijania – uczestnik praktycznie nic nie pamięta.

Rozwiązaniem jest nowoczesna platforma e-learningowa, która umożliwia dostęp do treści edukacyjnych 24 godziny na dobę, z poziomu każdego urządzenia. W okresie mniejszego natężenia pracy, wieczorami w domu, czy w dowolnym innym momencie, pracownicy będą w stanie sięgać po wiedzę. Dodatkowym atutem jest możliwość przerwania nauki i powrotu do niej w dowolnie wybranym momencie.

Szkolenia stacjonarne mogą służyć do ćwiczeń praktycznych, z wykorzystaniem wiedzy teoretycznej nabytej przez pracowników w systemie online. Wpływa to znacząco na obniżenie marnotrawstwa pieniędzy, gdy wiedza teoretyczna jest przyswajana indywidualnie, a nie wyłącznie podczas szkoleń stacjonarnych. Najlepsi trenerzy, którzy spędzali czas w ciągłych rozjazdach, mogą skupić się na solidnym przygotowaniu i dostosowaniu wiedzy do formatów w których będzie przekazywana. Nacisk na atrakcyjność i motywującą formę treści, może znacząco poprawić stosunek pracowników do rozwoju. Obszerniej o elastyczności szkoleń przeczytasz tutaj.

 

Jakie formaty wykorzystać?

Format decyduje o efektywności i skuteczności przyswajania wiedzy. Przyjmuje się, że stopień zapamiętania treści w zależności od formy przekazu wynosi:

  • 5% z tego, co słyszymy,
  • 10% z tego, co czytamy,
  • 30% z tego, co widzimy,
  • 50% z tego, co widzimy i słyszymy,
  • 80% – samodzielne wykonanie zadania,
  • 90% – uczenie innych. [4]

Do nauki indywidualnej, najlepsze wyniki osiąga format wideo, ze względu na jednoczesne angażowanie zmysłów słuchu i wzroku. Wideo sprawia, że szkolenia są atrakcyjniejsze dla pracowników, szczególne z młodego pokolenia, co potwierdzają statystyki. 70% Millenialsów preferuje wideo, a treści ruchome, interaktywne, są jedyną akceptowaną formą nauki. Drugim aspektem jest fakt, że przeciętny czas skupienia osoby z młodego pokolenia to 90 sekund. Stąd powstanie nowego trendu w edukacji zwanego microlearning. Polega on na dostarczaniu treści w małych, bardzo konkretnych dawkach. [5] Dla zainteresowanych tematem microlearningu, polecamy obejrzeć film Szymona Berbeki:

 

 

Wideo może przyjąć postać webinarium, pigułki wiedzy, poradnika „how to”, czy treningu motywacyjnego. Nagranie z postacią trenera wzmacnia przekaz poprzez emocje postaci i komunikację niewerbalną. Materiały online z założenia są wykorzystywane wielokrotnie, przez wielu różnych pracowników, dlatego powinny być przygotowane z największą starannością, aby spełnić ich potrzeby. Projektując szkolenie wideo, należy zadbać o poniższe elementy:

  • Skrypt przygotowany pod nagranie – teksty pisane znacząco różnią się od mowy, dlatego do nagrań z prompterem i z kamerą musi zostać przygotowany specjalny skrypt wypowiedzi
  • Przygotowanie trenera do wystąpienia – trenerzy powinni wiedzieć jak pracować z kamerą, oraz prompterem (takie szkolenia nie są obecnie niczym nowym i można wziąć w nich udział w studiu które specjalizuje się w produkcji szkoleń)
  • Przekaz dostosowany do odbiorców – w zależności od tego, do kogo mówimy, powinniśmy stosować inną dynamikę wideo
  • Prezentacja adekwatna do mowy – aby nie zanudzić pracowników slajdami zmieniającymi się co 10 minut, powinno się przygotować slajdy z mniejszą ilością treści, wzmacniające wypowiedzi trenera w danym momencie lub animowane infografiki, które podniosą atrakcyjność wizualną
  • Dobór formy – wideo może być dystrybuowane live (spotkanie na żywo online z trenerem, umożliwia interakcję, na przykład zadawanie pytań) lub VoD (wideo na życzenie – nagranie opublikowane na platformie e-learningowej lub w intranecie)

Jednak samo wprowadzenie wideo do e-learningu to nie wszystko. Najważniejsza jest skuteczność całego systemu edukacji, dlatego niezbędne są mierniki efektów. Twórcy programów szkoleniowych mogą badać efekty na dwa sposoby. Pierwszy to pomiar atrakcyjności pojedynczych treści poprzez obserwację liczby dostępów czy czas spędzony na platformie. Z drugiej strony testy sprawdzające wiedzę pracowników, mówiące o poziomie skuteczności materiałów.

Przykład szkolenia wideo.

Co można osiągnąć?

Podam dwa przykłady powszechnie znanych firm, które wprowadziły wideo do edukacji.

Volkswagen wykorzystał technologię wideo do przeszkolenia ponad 200 przedstawicielstw handlowych w zakresie najnowszych technik naprawy, ograniczając w ten sposób koszt wysłania na szkolenia lokalnych techników. W rezultacie skrócono czas napraw o 50%, a wydatki na podróże i komunikację obniżono o 30%. Ogólnie dzięki technologii wideo producent samochodów skrócił czas oczekiwania na skomplikowane naprawy o 300%. [6]

 

Sodexo postanowiło przeprowadzić cykl szkoleń pośród 4500 menedżerów w celu wsparcia rozwoju komunikacji korporacyjnej i zdefiniowania ról menedżerów w strategii firmy. Poprzez unikanie wysokich kosztów szkoleń personalnych i wprowadzenie e-learningu zaoszczędziło ponad milion dolarów i podwoiło liczbę uczestników szkolenia względem wcześniejszych prób. Z 4500 zaproszonych, aż 3201 osób wzięło udział w sesjach Q&A, a 1194 ukończyło cały kurs e-learningowy. [7]

 

Powyższe przykłady doskonale potwierdzają, jak dużą oszczędnością i usprawnieniem firmy może być wideo w szkoleniach pracowników. Tradycyjny e-learning wzbogacony o wideo podnosi skuteczność szkoleń i podnosi produktywność pracowników (nie rezygnują z całego dnia pracy, ze względu na szkolenie). Możliwość wyboru interesujących treści, permanentny dostęp do wiedzy, atrakcyjność formatów – to nowy wymiar szkoleń – motywujący dla pracowników, satysfakcjonujący dla twórców. Dowiedz się, jak to zrobić.

 

 

[1] https://www.weknowhow.pl/blog/10-trendow-w-zrozwoju-pracownikow-na-zrok-2017/

[2] http://konteksthr.pl/oporna-nauka-co-zrobic-gdy-pracownicy-nie-chca-sie-szkolic/

[3] W. Przybyła, M. Ratalewska, Poradnik dla projektujących kursy e-learningowe, Krajowy Ośrodek Wspierania Edukacji Zawodowej i Ustawicznej, Warszawa 2012

[4] http://kadry.infor.pl/kadry/bhp/szkolenia_bhp/453545,2,Szkolenie-bhp-nie-musi-byc-nudne.html

[5] https://elearningindustry.com/why-microlearning-is-huge

[6] https://www.bankier.pl/wiadomosc/Wideokonferencje-i-telepresence-komunikacja-biznesowa-na-czas-kryzysu-2133899.html

[7] https://www.on24.com/resources/case-studies/sodexo/

Leave a comment