Komunikacja w organizacji – jak zwiększyć zaangażowanie zarządu?

Zarząd i dyrektorzy działów to osoby o największym wpływie na organizację. Ale komunikacja w organizacji to zadanie specjalistów od komunikacji wewnętrznej. Kadra zarządzająca podejmuje decyzje mające wpływ na wszystkich pracowników. Ale to od fachowców komunikacji zależy, co wiedzą pracownicy, jak to do nich dociera i czy to będzie dla nich interesujące. Wg raportu Building a High-Performance Culture, opracowanego przez CultureIQ, 83% badanych wskazało działania przywódcze zarządu, jako czynnik wpływający na kulturę organizacyjną. [1] Komunikacja w organizacji wpływa na wizerunek kadry zarządzającej. Natomiast kadra ma wpływ na lojalność pracowników i poziom zaangażowania w wykonywane obowiązki. Wybór odpowiednich formatów komunikacji staje się kluczowym zadaniem działów komunikacji wewnętrznej.

 

Zbuduj pomost

Z drugiej strony, to właśnie zarząd i managerowie najwyższego szczebla najlepiej rozumieją strategię, wizję i wartości firmy. To właśnie oni mogą ją skutecznie przekazywać i motywować pracowników. Magdalena Kuskowska, Ekspert ds. Komunikacji Korporacyjnej w ING Życie, mówi:

Przykładem takiego podejścia mogą być kwartalne spotkania wszystkich pracowników z prezesem zarządu, na których są omawiane wyniki firmy oraz najważniejsze zmiany w organizacji. Na takich spotkaniach pracownicy mogą zadawać pytania, a więc oni mogą zyskać poczucie, że ich zdanie się liczy (a przynajmniej jest wysłuchiwane), a zarząd może mieć bezpośredni dostęp do informacji zwrotnej. [2]

W dużych i geograficznie rozproszonych organizacjach, kontakt z zarządem jest dla przeciętnego pracownika praktycznie niemożliwy. Właśnie w takich przypadkach najczęściej kuleje komunikacja w organizacji. Koszt organizacji spotkania zarządu z kilkoma tysiącami pracowników jest ogromny, a technicznie niewykonalny. Alternatywą jest wykorzystanie technologii live streaming w formie transmisji online ze spotkania lub video chatu. Organizacja wirtualnego wydarzenia o takim samym charakterze, co osobiste spotkanie z prezesem, może zostać przeprowadzone w studiu zaprojektowanym z myślą o takich realizacjach. Wystąpienie wewnętrzne prezesa, czy też innych kluczowych osób dla organizacji, to zadanie łączące kilka aspektów: wizerunkowy, employer brandingowy, contentowy, bezpieczeństwa. Jeśli interesują Cię dobre praktyki i dedykowane rozwiązania w tym zakresie, dowiedz się więcej.

 

Z doświadczenia praktyka:
Od 2 lat organizujemy w studiu TVIP spotkania online, w których każdy pracownik Skanska może porozmawiać z prezesem i jego gośćmi. Rozmawiamy wówczas o najważniejszych dla firmy i pracowników sprawach. Dzięki tym spotkaniom każdy z nas może „wejść do wirtualnego gabinetu prezesa”, aby bezpośrednio zadać pytanie i otrzymać na nie odpowiedź lub posłuchać, o co pytają inni. Dbamy o to, aby przy komunikacji kierowanej do całej firmy wykorzystywać najnowocześniejsze technologie. Nagrania spotkań realizowane są w specjalnym studio z wykorzystaniem tła green screen, co pozwala na rozbudowywanie komunikacji o wzbogacające ją przekazy wizualne.

Małgorzata Dobosz, Szef Zespołu Komunikacji Skanska SA

 

Zbieraj informację zwrotną

Oczywiście, jednostronne „nadawanie” informacji jest dużo prostsze, ale nie pozwala ocenić efektywności przekazywanych komunikatów i poznać nastrojów wewnątrz organizacji. Niezbędne jest do tego stworzenie kultury otwartości i chęci pozyskiwania feedbacku. To wymaga dużo pracy i zaangażowania, zarówno przy wdrożeniu, jak i utrzymaniu trwałej zmiany.

 

Informuj na bieżąco

Kulturę organizacyjną opartą na zaufaniu jesteśmy w stanie osiągnąć, dzięki szczerości i szybkości działania. Aby nie dopuścić do sytuacji, w której pracownicy ważne informacje otrzymują z zewnętrznych źródeł lub w postaci plotek, musimy uzbroić zarząd w konkretne narzędzia. Nagranie krótkiego video newsa może temu zapobiec i dodatkowo wpłynąć pozytywnie na wizerunek zarządzających. Komunikacja w organizacji powinna opierać się na strategii, która określa nie tylko cele, ale przede wszystkim tonację, formaty, kanały oraz osoby (które należy przygotować do wystąpień – publicznych, przed kamerą). Dowiedz się więcej.

Przykład nagrania zrealizowanego przez świeżo upieczonego prezesa firmy Air Products.

 

Oczywiście można się przyczepić do niedoskonałości nagrania i delikatnie mówiąc, ascetycznego wymiaru oprawy graficznej, ale jest to jasny komunikat o otwartości na dialog i wyraz poczucia jedności z pracownikami. Niewątpliwie jest to świetny początek, który nastraja pozytywnie do tego, co przyniesie przyszłość. Nawiasem mówiąc, pan Ghasemi nadal jest prezesem firmy. Od momentu objęcia przez niego sterów firmy, jej wartość giełdowa wzrosła o 46%)

 

Rolą eksperta komunikacji wewnętrznej jest wyjście z inicjatywą i ukazanie korzyści płynących z udziału zarządu w komunikacji. Konkretne pomysły, wsparcie w przygotowaniu i ukazanie efektów działań (o tym, jak mierzyć efekty tutaj) to decydujące argumenty, które pomogą przekonać zarząd.

 

 

[1] Raport Building a High-Performance Culture: KEY LESSONS FROM TOP CULTURES, CultureIQ

[2] http://hrstandard.pl/2016/11/29/komunikacja-wewnetrzna-sekret/

[3] http://beedifferent.pl/blog/15-wskaz%C3%B3wek-jak-w%C5%82%C4%85czy%C4%87-zarz%C4%85d-w-komunikacj%C4%99-z-pracownikami

Leave a comment